Wie man mithilfe von Technologie die Gastfreundschaft im Hotel verbessern kann

Der Empfang in der Hotellerie ist entscheidend für einen positiven ersten Eindruck und beeinflusst das Gesamterlebnis der Gäste. Ein herzlicher und aufmerksamer Empfang kann einen großen Unterschied machen, vor allem in einer Zeit, in der Gäste nach persönlichen und unvergesslichen Erlebnissen suchen.

Und auch wenn die menschliche Note von entscheidender Bedeutung ist, so ist im digitalen Zeitalter die Verbindung mit der Hoteltechnologie die gewinnbringende Kombination, um Ihren Gästen den bestmöglichen Empfang zu bieten. Wie können Sie also den Empfang in Ihrem Hotel mithilfe technologischer Innovationen verbessern? Spitzen Sie die Ohren, wir haben ein paar Ideen!

Warum ist der Empfang in der Hotellerie so wichtig und wie lässt er sich verbessern?

Was macht einen guten Empfang aus?

Es braucht mehr als nur ein „Hallo“, um Ihre Gäste angemessen zu begrüßen. Das fängt damit an, dass sie den Bedürfnissen der Gäste die höchste Aufmerksamkeit schenken, ein warmes Lächeln aufsetzen und ständig erreichbar sind. Der Empfang sollte schon beim Betreten des Hotels eine angenehme Atmosphäre schaffen. Jedes Detail zählt: Sauberkeit, Dekoration und sogar der Raumgeruch können den ersten Eindruck Ihrer Gäste beeinflussen. Das Ziel ist, dass sie sich von Anfang an wertgeschätzt und sicher fühlen.

Warum ist der Empfang so entscheidend?

Der Empfang in Hotels ist mehr als nur eine Formalität, er ist oft der erste Kontakt, den ein Gast mit Ihrer Einrichtung hat. Deshalb ist er so wichtig, denn er wird den ersten Eindruck, den sich Ihre Gäste über Ihr Hotel machen, und die Erinnerung, die sie daran mitnehmen werden, stark beeinflussen. Mit anderen Worten: Der Empfang, den Sie Ihren Gästen bieten, wirkt sich direkt auf deren Zufriedenheit während des Aufenthalts und auf die Kundenbindung aus. Ein erfolgreicher, herzlicher und professioneller Empfang ist der beste Weg, um einen bleibenden positiven Eindruck zu hinterlassen, der Gäste dazu ermutigt, wiederzukommen und Ihr Hotel weiterzuempfehlen.

Außerdem ist der Einfluss des Empfangs auf die Meinung der Gäste heute von entscheidender Bedeutung. Gäste, die mit einem aufmerksamen und persönlichen Empfang zufrieden sind, werden nicht nur eher eine positive Bewertung auf Plattformen wie Google oder TripAdvisor hinterlassen, sondern auch ihre Erfahrung mit Freunden und Verwandten teilen und so Ihren Ruf stärken. Umgekehrt kann eine schlechte Erfahrung mit einem Gastgeber – sei es mangelnde Verfügbarkeit oder eine unpersönliche Haltung – leicht zu negativer Kritik führen. Und unterschätzen Sie nicht die Macht von Online-Bewertungen und Ihrer E-Reputation: Sie haben einen direkten Einfluss auf die Entscheidungen von Reisenden und können zukünftige Gäste fernhalten.

Daher bedeutet die Investition in einen guten Empfang nicht nur, dass die Gäste im Moment zufrieden sind, sondern auch, dass sie ein strategischer Trumpf ist, um einen positiven und dauerhaften Ruf für Ihre Einrichtung aufzubauen – online und offline!

10 Tipps für einen gelungenen Empfang im Hotelgewerbe

Aber wie können Sie dann sicherstellen, dass dies auch wirklich der Fall ist? Hier sind unsere 10 Tipps, um einen Empfang zu bieten, der in Erinnerung bleibt:

• (Immer) Mit einem Lächeln begrüßen: Nun, es mag offensichtlich erscheinen, aber es ist immer gut, daran erinnert zu werden! Eine positive und herzliche Grundhaltung schon bei der Ankunft legt den Grundstein für einen gelungenen ersten Eindruck, der Ihre Gäste in die besten Voraussetzungen versetzt, ihren Aufenthalt zu genießen.
  
• Empfangsbereich sauber halten: Die Person an der Rezeption kann ihr größtes Lächeln aufsetzen, aber wenn der Bereich um sie herum zu wünschen übrig lässt, wird das Gästeerlebnis zwangsläufig beeinträchtigt. Eine saubere, aufgeräumte und optisch ansprechende Lobby sorgt dafür, dass sich die Gäste schon bei ihrer Ankunft wohlfühlen.
  
• Auf Details achten: In Anlehnung an den vorherigen Punkt sollten Sie jedes Detail überprüfen, um sicherzustellen, dass die Lobby genauso einladend ist wie Ihr Personal: Ob es die Temperatur ist, frische Blumen oder sogar der Geruch eines Parfüms – es sind alles kleine Details, die einen großen Unterschied im Gesamtgästeerlebnis ausmachen können.
  
• Sich (wirklich) für die Gäste interessieren: Feiern Ihre Gäste ihren Hochzeitstag oder ein anderes besonderes Ereignis? Lassen Sie sie wissen, dass Sie aufmerksam sind: Eine süße Notiz oder eine kleine Überraschung in ihrem Zimmer wird garantiert einen Wow-Effekt erzeugen!
  
• Ein Begrüßungsgetränk anbieten: Bieten Sie ein kühles oder heißes Getränk oder etwas Süßes an, um Ihre Gäste gebührend zu begrüßen. Eine kleine Geste, die mit Sicherheit für einen guten Start des Aufenthalts sorgt.
  
• Schnell auf Anfragen reagieren: Ob es sich um eine einfache Frage oder eine Beschwerde handelt, eine schnelle Antwort zeigt den Gästen, dass sie im Mittelpunkt Ihrer Prioritäten stehen, und sorgt für mehr Vertrauen.
  
• Proaktive Kommunikation: Es ist gut, schnell auf die Bedürfnisse Ihrer Gäste zu reagieren, aber es ist besser, diese zu antizipieren. Bieten Sie einen Rundgang durch die Einrichtung an, informieren Sie sie über Angebote in Ihrem Restaurant oder im Spa… Kurz gesagt, versorgen Sie sie mit allen praktischen Informationen, bevor sie überhaupt eine Frage stellen können!
  
• Tipps zur Umgebung: Machen Sie die lokale Erfahrung erlebbar, indem Sie Ihre besten Tipps zur Umgebung abgeben! Ob es sich um Sehenswürdigkeiten handelt, die man unbedingt gesehen haben muss, oder um den besten Secondhandladen in der Nachbarschaft – Ihre Empfehlungen werden den Aufenthalt noch unvergesslicher machen.
  
• Gästefeedback fördern: Fragen Sie die Gäste nach ihrer Meinung und gehen Sie auf ihre Vorschläge ein. Das hilft nicht nur Ihnen, sich zu verbessern, sondern zeigt auch den Gästen, dass ihre Meinung wertvoll ist.
  
• Personal laufend schulen: Ein guter Empfang hängt von einem gut ausgebildeten Team ab, das bereit ist, mit den Gästen zu interagieren, ihre Fragen zu beantworten und ihre Bedürfnisse zu antizipieren. Bieten Sie regelmäßige Schulungen an, um sicherzustellen, dass Ihr Team auf dem neuesten Stand bleibt und immer Spitzenleistungen in Bezug auf Begrüßung, Kommunikation und Problemlösung erbringt.

Schließlich gehört zu einem gelungenen Empfang auch die Fähigkeit, endlose Wartezeiten zu vermeiden. Und genau hier wird die Technologie zu Ihrem besten Verbündeten, denn sie ermöglicht es, bestimmte Online-Prozesse zu vereinfachen und so die Warteschlangen an der Rezeption zu verkürzen. Aber Vorsicht: Die menschliche Note darf dabei nicht verloren gehen! Im Gegenteil, die technologischen Hilfsmittel sind dazu da, das Erlebnis in einem Hotel zu bereichern und zu optimieren. Wie das geht? Das werden wir nun zusammen herausfinden!

Technologie: Ihr (bester) Verbündeter, um die Gastfreundschaft in Ihrem Hotel zu verbessern

Wir haben Ihnen gerade einige Tipps gegeben, wie Sie den Empfang Ihrer Gäste zu einem unvergesslichen Erlebnis machen können. Lassen Sie uns nun einen Blick darauf werfen, wie die Technologie diesen Empfang noch weiter verbessern kann.

Denn ja, der Empfang in Hotels hat dank digitaler Lösungen wie digitales Einchecken und Instant-Messaging-Anwendungen wirklich eine neue Dimension erreicht. Diese Tools sorgen nicht nur für eine angenehmere Ankunft und Begrüßung, sondern ermöglichen es den Gästen auch, während ihres gesamten Aufenthalts mit dem Hotel verbunden zu bleiben, was ihnen das Gefühl von Unterstützung und Aufmerksamkeit vermittelt, das den entscheidenden Mehrwert ausmacht.

Wie man den Empfang mithilfe von Technologien optimieren kann

In diesem sich ständig weiterentwickelnden Sektor wird die Integration von Technologie in den Empfangsprozess unerlässlich, um ein unvergessliches Gästeerlebnis zu bieten. Nachfolgend sind unsere Tipps aufgeführt, um das Beste aus den Tech-Tools herauszuholen und Ihrem Empfang einen echten Schub zu geben:

• Personal in Tech-Tools schulen. Bildung ist die Grundlage! Stellen Sie sicher, dass Ihr Team mit dem Hotelmanagementsystem (PMS) und anderen technischen Hilfsmitteln vertraut ist. Wenn sich jeder Mitarbeitende mit diesen neuen Werkzeugen wohlfühlt, kann er schnell und effizient auf Gästeanfragen reagieren und so eine Atmosphäre schaffen, die sowohl freundlich als auch professionell ist.
  
• Personalisierung des Empfangs durch Gästedaten. Eine der großen Stärken der Hoteltechnologie ist die Möglichkeit, jeden Aufenthalt individuell zu gestalten. Mit den gesammelten Informationen über die Vorlieben Ihrer Gäste (z. B. bevorzugter Zimmertyp oder persönliche Details) können Sie ihnen einen Empfang bereiten, der ihnen zeigt, dass sie wahrgenommen und geschätzt werden – eine Geste, mit der Sie mit Sicherheit die Kundentreue steigern!
  
• Vereinfachte Kommunikationsmittel einführen. Moderne Tools wie Buchungsassistenten ermöglichen es den Gästen, jederzeit Fragen zu stellen und Wünsche zu äußern, sei es vor oder während ihres Aufenthalts. Mit einer Lösung wie HiJiffy können Ihre Gäste zum Beispiel ganz einfach Informationen über Ihre Dienstleistungen anfordern, lokale Empfehlungen erhalten oder mit wenigen Klicks ein Anliegen melden. Indem sie die Arbeit am Empfang erleichtern, machen diese Hilfsmittel das Gästeerlebnis noch reibungsloser.
  
• Optimieren Sie den Check-in (und den Check-out). Der Check-in ist ein Schlüsselmoment des Empfangs in der Hotellerie. Um die Wartezeiten zu verkürzen, bieten Sie Optionen an für digitales Einchecken oder den Check-in per Handy-App. Automatische Kioske und Check-out-Systeme per QR-Code ermöglichen es den Gästen, ihre Ankunft und Abreise schnell und selbstständig zu verwalten. Sie zeigen nicht nur, dass Ihr Hotel modern ist, sondern bieten auch einen hocheffizienten Service. Tech-Lösungen wie die von HiJiffy ermöglichen es, den Gästen automatisch alle praktischen Informationen zum Check-in zu schicken, direkt über den Kanal, den sie am häufigsten aufsuchen: WhatsApp.
  
• Sammeln und analysieren Sie Gästefeedback. Nutzen Sie den automatisierten Versand von Online-Umfragen zur Gästezufriedenheit oder Instant-Feedback-Tools, um die Eindrücke Ihrer Gäste über ihr Erlebnis beim Empfang zu erfassen. Anhand dieses Feedbacks können Sie feststellen, was verbessert werden muss, und Ihre Dienste entsprechend anpassen. Je schneller Sie auf ihre Meinung hin handeln, desto besser wird Ihre Gastfreundschaft!
  
  

Verbessern Sie die Begrüßung mit automatisierten Kampagnen

Technologie bietet auch einen großen Vorteil, der eine Schlüsselrolle im Gästeerlebnis spielt: das Versenden automatisierter Kampagnen. Durch das Versenden personalisierter Nachrichten vor der Ankunft Ihrer Gäste – wie Buchungsbestätigungen oder praktische Informationen – zeigen Sie ihnen, dass sie in guten Händen sind und schaffen echte Vorfreude auf ihren Aufenthalt.

Und gute Nachrichten: Technologische Lösungen, wie die von HiJiffy, können all das für Sie übernehmen! Verbunden mit Ihrem PMS greifen sie auf die Daten Ihrer Kunden zu, um diese Kommunikation zu automatisieren – ohne zusätzlichen Aufwand für Ihr Team – und fügen durch Personalisierung einen menschlichen Touch hinzu.

Fehlt Ihnen die Inspiration für Ihre nächsten automatisierten Kampagnen? Entdecken Sie 5 Beispiele für Kampagnen, die Sie vor der Ankunft Ihrer Gäste versenden können, um den Grundstein für einen herzlichen Empfang zu legen und ihnen schon vor Betreten Ihres Hauses einen unvergesslichen Aufenthalt zu bieten!

1. Kampagne zur Verbesserung des Empfangs in Ihrem Hotel: Buchungsbestätigung

Hallo [Vorname],

Tolle Neuigkeiten: Ihre Buchung ist bestätigt und wir freuen uns darauf, Sie von [Anreisedatum] bis [Abreisedatum] begrüßen zu dürfen!

Ihr Abenteuer beginnt hier :

📍 Adresse: [Adresse + Link zu Google Maps].

🕒 Check-in: ab [Uhrzeit].

🚗 Parken: [Infos oder Link].

Wenn Sie bis dahin auch nur die geringste Frage haben oder einen Sonderwunsch äußern möchten, steht Ihnen unser Team gerne zur Verfügung.

Wir freuen uns darauf, Ihnen einen unvergesslichen Aufenthalt zu bereiten!

Bis ganz bald!

Ihr Team von [Name des Hotels]

2. Kampagne zur Verbesserung der Gastfreundschaft: Transfer zum Hotel

Guten Tag [Vorname],

Wir haben alles vorbereitet, um Ihre Ankunft so angenehm wie möglich zu gestalten! Mit unserem Shuttle-Service vergessen Sie den Stress, ein Taxi zu finden, und lassen Sie sich von uns betreuen.

Wie können Sie ihn nutzen? Nichts leichter als das: Antworten Sie einfach auf diese Nachricht mit Ihren Flug- oder Ankunftsdaten oder rufen Sie uns unter [Nummer] an, um zu buchen. Wir kümmern uns um den Rest!

Wir freuen uns darauf, dass Sie mit einem Lächeln ankommen,

Ihr Team von [Name des Hotels]

3. Kampagne zur Verbesserung des Gästeservices: Personalisierte Angebote – Zimmer-Upgrade

Hallo [Vorname],

Wir haben eine kleine Idee, wie Sie Ihren Aufenthalt noch außergewöhnlicher gestalten können. Wie wäre es, wenn Sie einen Gang höher schalten und sich für ein geräumigeres Zimmer oder ein Zimmer mit atemberaubender Aussicht entscheiden? 😎.

Stellen Sie sich vor, Sie entspannen sich in einem Zimmer mit Blick auf [Meer/Berg] oder genießen Sie den optimalen Komfort mit einem kleinen Luxuszuschlag.

Und das Beste daran? Es ist ganz einfach! Beantworten Sie diese Nachricht oder rufen Sie uns unter [Nummer] an, um Ihr Upgrade zu buchen. Wir kümmern uns um den Rest und schon sind Sie bereit für einen Aufenthalt, der den schönsten Erinnerungen würdig ist!

Bis bald in unserem Hotel,

Ihr Team von [Name des Hotels]

4. Kampagne zur Verbesserung des Empfangs in Ihrem Hotel: Lokaler Leitfaden

Hallo [Vorname],

Sind Sie bereit, die bestgehüteten Geheimnisse von [Stadt] zu entdecken? Wir haben einen Reiseführer nur für Sie zusammengestellt, der unsere liebsten lokalen Spots enthält: die besten Restaurants und Bars, Fun-Aktivitäten und unsere kleinen Geheimtipps, die Sie nicht verpassen sollten. 😎

Klicken Sie auf den untenstehenden Link, um unseren Reiseführer zu erkunden, mit all unseren Empfehlungen nach Kategorien unterteilt, um all unsere versteckten Nuggets zu entdecken!

👉 [Link zum Guide einfügen].

Lassen Sie sich inspirieren und machen Sie sich bereit für ein einzigartiges Erlebnis in [Stadt].

Bis bald!

Ihr Team von [Name des Hotels]

5. Kampagne zur Verbesserung des Empfangs im Hotelgewerbe: Online-Check-in

Hello [Vorname]!

Gute Nachrichten: Ihre Ankunft bei uns wird dank unseres Online-Check-ins und Ihres digitalen Schlüssels ultraeinfach sein! Sie müssen nicht mehr an der Rezeption warten, sondern können sich direkt einrichten und Ihren Aufenthalt in Ihrem eigenen Tempo genießen. 😄

Das Ganze funktioniert folgendermaßen:

Checken Sie vor Ihrer Ankunft online ein, indem Sie einfach hier klicken (das dauert zwei Minuten in der Zeit).

Sobald das erledigt ist, erhalten Sie Ihren digitalen Schlüssel direkt auf Ihr Telefon 📱.

Und schon können Sie Ihr Zimmer betreten, sobald Sie ankommen – ganz ohne Ärger!

Wenn Sie auch nur die geringste Frage haben, zögern Sie nicht, direkt auf diese Nachricht zu antworten, wir sind für Sie da!

Bis ganz bald!

Ihr Team von [Name des Hotels]

Diese Vorlagen sind einsatzbereit, können jedoch gerne individuell angepasst werden, um perfekt zum einzigartigen Ton Ihres Hotels zu passen. Das Ziel ist einfach: einen reibungslosen, warmen und ansprechenden Eindruck ab der ersten Interaktion zu schaffen. Mit diesen Nachrichten gestalten Sie Kampagnen, die den Empfang in Ihrem Haus transformieren und jeden Ankunftsmoment unvergesslich machen. Jetzt sind Sie dran!

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Zusammenfassend lässt sich sagen, dass der Empfang in der Hotellerie eine entscheidende Rolle für die Zufriedenheit und Treue der Gäste spielt. Dank des technologischen Fortschritts können Hotels einen Empfang anbieten, der Effizienz und eine persönliche Note vereint. Durch die Integration von auf den Bereich Hotellerie spezialisierten Tech-Lösungen, wie sie HiJiffy anbietet, können Sie den Empfang Ihrer Gäste wirklich verändern. Schließlich ist ein guter Hotelempfang der erste Schritt zu einem außergewöhnlichen Erlebnis!