Email Copilot

Chaque semaine, votre équipe de réservation répond aux mêmes questions : quels sont les horaires de la piscine ? Un check-in anticipé est-il possible ? Y a-t-il un parking ? Les chiens sont-ils acceptés ?

La plupart des hôtels disposent déjà de réponses types, souvent regroupées dans un document que plus personne ne consulte vraiment. Résultat : les équipes copient l’email du client dans un outil d’IA externe, avec le risque d’obtenir une réponse comportant des erreurs.

Votre client attend une réponse quoi qu’il arrive. Et si vous n’envoyez votre offre que demain, vos concurrents auront peut-être déjà envoyé trois offres dans l’heure. 

Avec Email Copilot, une proposition de réponse est déjà prête lorsque votre équipe ouvre un email client, rédigée à partir des informations propres à votre établissement. Après une rapide vérification, la réponse peut être envoyée directement.

Qu’est-ce qu’Email Copilot ?

Email Copilot est un assistant IA qui rédige les réponses aux emails pour vos équipes de réservation et de réception, directement dans la messagerie HiJiffy que vous utilisez déjà. Elles relisent la réponse proposée, la modifient si nécessaire, puis l’envoient. Elles peuvent aussi choisir de ne pas l’utiliser et rédiger leur propre réponse. L’envoi reste toujours manuel : aucune réponse n’est envoyée automatiquement. 

Deux éléments déterminent le contenu des réponses proposées et vous gardez la main sur chacun d’eux.

• La base de connaissances regroupe toutes les informations sur votre établissement : règlements, équipements, modalités de check-in et tout ce que votre équipe devrait autrement rechercher manuellement.
  
• Les modèles de réponse définissent la structure des réponses, le ton de votre hôtel et les sujets auxquels l’IA peut répondre seule. Des modèles sont inclus dès le départ pour vous permettre d’obtenir des réponses pertinentes dès le premier email, tout en respectant le style de votre marque.

Comment ça marche ?

Étape 1 : Email Copilot s’appuie sur vos propres contenus pour rédiger la réponse.

Email Copilot associe les questions du client à vos modèles de réponse, récupère les informations pertinentes dans la base de connaissances, puis rédige une réponse. Un client qui demande dans le même email les horaires de check-in, le parking et la politique concernant les animaux reçoit une seule réponse qui couvre les trois points.

Trois questions dans un seul e-mail, une seule réponse pour y répondre.

Étape 2 : Ce qui manque est signalé, rien n’est inventé.

Si une information manque dans la base de connaissances ou si un sujet nécessite une décision de votre équipe, Email Copilot le signale directement dans le brouillon. La proposition indique précisément ce qui doit encore être complété, par exemple les conditions de consigne des bagages si cette information ne figure pas encore dans votre base de connaissances. Le bouton d’envoi reste verrouillé tant que les informations manquantes n’ont pas été complétées.

Une réponse incomplète ne peut pas être envoyée tant que les informations nécessaires n’ont pas été ajoutées.

Étape 3 : Votre équipe valide et envoie la réponse.

Avant l’envoi, votre équipe peut modifier la réponse, la traduire et l’ajuster pour qu’elle corresponde exactement à la langue et au ton de votre hôtel.

Pourquoi vous pouvez le mettre dans une messagerie client

Utiliser l’IA dans la communication client soulève avant tout une question : que se passe-t-il lorsqu’elle ne connaît pas la réponse ? Email Copilot le signale, sans jamais inventer de réponse. Chaque réponse générée reste entièrement traçable.

Vous savez toujours sur quelles sources repose une réponse. Les Insights indiquent les modèles de réponse utilisés, ainsi que les documents et pages web sur lesquels la réponse s’appuie. Votre équipe peut ainsi vérifier la réponse avant son envoi, tandis que vos responsables peuvent en retracer l’origine à tout moment.

Chaque réponse peut être retracée jusqu’à son document source.

Vous voyez ce qui a été rédigé par l’IA et ce qui a été modifié par un membre de l’équipe. Les emails envoyés portent la mention « Généré par l’IA » lorsque la proposition est envoyée telle quelle et « Généré avec l’aide de l’IA » lorsqu’un membre de l’équipe l’a modifiée avant de l’envoyer. La messagerie peut être filtrée selon ces deux mentions.

La mention indique si une réponse a été envoyée telle quelle par l’IA ou si elle a été modifiée au préalable.

C’est vous qui définissez les sujets que l’IA peut traiter seule. Pour chaque sujet, vous pouvez choisir si l’IA peut formuler directement une réponse à partir de la base de connaissances et/ou si la réponse doit être validée par une personne. Votre équipe peut modifier ces réglages à tout moment, à mesure qu’elle prend confiance dans les propositions d’Email Copilot.

Ce que vous pouvez mesurer

Un rapport dédié montre comment Email Copilot est utilisé dans votre messagerie : combien de propositions votre équipe accepte telles quelles ou modifie, le temps de rédaction économisé et les questions auxquelles la base de connaissances ne permet pas encore de répondre. Chaque information manquante signalée par Email Copilot apparaît dans le reporting. En la complétant, vous améliorez directement les réponses suivantes.

Ce qui change pour votre équipe

• Les informations et la réponse sont déjà prêtes. Lorsque votre équipe ouvre l’email, elle n’a plus qu’à vérifier la proposition et à l’envoyer.
  
• Des fils de discussion longs et complexes résumés en quelques lignes. En un clic, l’IA résume toute la conversation. Lors d’une passation, tout est clair immédiatement, sans que personne n’ait à tout relire.
  
• Des réponses cohérentes, quelle que soit l’équipe. Les modèles reprennent vos formules d’accueil, votre structure et votre signature. Une réponse envoyée un dimanche soir reste cohérente avec celle envoyée un mardi matin.
  
• Répondez dans n’importe quelle langue, tout en vérifiant la réponse dans la langue de votre équipe. Les brouillons sont rédigés dans la langue habituelle de votre équipe, afin que chacun puisse facilement les vérifier avant de les envoyer. La traduction s’affiche à côté de l’original pour permettre à votre équipe de relire la réponse dans les deux langues.
  
• Tout reste dans la Console. Vos équipes n’ont plus besoin de copier les emails des clients dans un outil d’IA externe pour obtenir de l’aide à la rédaction. Les données de vos clients restent ainsi dans la plateforme.

Disponibilité

Email Copilot est une option du canal email. Si vous êtes déjà client HiJiffy, votre contact Customer Success peut vous conseiller sur les tarifs et vous accompagner dans l’activation de la fonctionnalité, que ce soit pour une seule messagerie ou pour l’ensemble de vos messageries. Vous n’êtes pas encore client HiJiffy ? Une démo est le moyen le plus rapide de découvrir Email Copilot en action. 

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