Email Copilot

Tu equipo de reservas responde a las mismas preguntas cada semana. El horario de la piscina, el check-in anticipado, el aparcamiento o si el hotel admite perros.

La mayoría de los hoteles ya tiene respuestas preparadas para este tipo de consultas, guardadas en un documento que casi nunca se abre. Por eso, el personal acaba copiando el correo del huésped en una herramienta de IA externa que probablemente cometa errores.

El huésped sigue esperando, y un presupuesto que se envía mañana compite con otros tres de la competencia que llegaron en menos de una hora.

Con Email Copilot, cada correo de un huésped se abre con una respuesta ya redactada a partir de la información de tu propio alojamiento, lista para que tu equipo la revise con atención y la envíe.

¿Qué es Email Copilot?

Email Copilot es un asistente de IA que redacta respuestas por email para los equipos de reservas y recepción, dentro de la misma bandeja de entrada de HiJiffy que ya utilizan. El equipo puede leer la propuesta, modificar lo que quiera y enviarla, o ignorarla y escribir su propia respuesta. Nunca se envía nada automáticamente.

Dos elementos determinan el contenido de cada sugerencia, y tú controlas ambos.

• Tu Base de Conocimientos reúne la información sobre el alojamiento: políticas, servicios, detalles del check-in y cualquier otro dato que el equipo tendría que consultar.
  
  
• Tus Plantillas de Respuesta determinan cómo se estructura cada respuesta, con tus propias palabras, y qué temas puede responder la IA por sí sola. La funcionalidad incluye un conjunto inicial de plantillas, por lo que puede empezar a generar respuestas desde el primer correo. Así, la voz de tu hotel sigue siendo reconocible para tus huéspedes.

¿Cómo funciona?

Paso 1: La respuesta se redacta a partir de tu propio contenido.

Email Copilot identifica las preguntas del huésped, las relaciona con tus Plantillas de Respuesta, busca la información necesaria en tu Base de Conocimientos y redacta una única respuesta. Si un huésped pregunta en el mismo correo por el check-in, el aparcamiento y si se admiten perros, recibe una sola respuesta que cubre los tres temas.

Tres preguntas en un mismo correo, una sola respuesta para las tres.

Paso 2: Si falta información, se señala. No se inventa.

Si un dato no está en tu Base de Conocimientos o un tema requiere una decisión por parte de tu equipo, Email Copilot lo señala en el borrador. Indica exactamente qué falta por completar, por ejemplo, una política de consigna de equipaje que nunca se haya documentado, y el botón de envío permanece desactivado hasta que el equipo lo haya resuelto.

Una respuesta con información pendiente no puede enviarse hasta que el equipo la complete.

Paso 3: Tu equipo la revisa y la envía.

Puede editar la respuesta, traducirla y ajustar el tono para que refleje realmente la voz de marca del hotel antes de enviarla.

Por qué puedes usarlo en tu bandeja de entrada

Gran parte de la preocupación en torno al uso de la IA para responder a huéspedes se resume en una pregunta: ¿qué ocurre cuando no sabe la respuesta? Email Copilot lo indica y se detiene. Y puedes comprobar de dónde procede todo lo que sí escribe.

Puedes ver de dónde sale cada respuesta. Insights muestra las Plantillas de Respuesta utilizadas y los documentos o páginas web en los que se basa la respuesta. Tu equipo puede comprobarlo antes de enviarla y un responsable puede revisarlo después.

Cada respuesta permite consultar el documento del que procede la información.

Puedes ver qué redactó la IA y qué modificó una persona. Los correos enviados aparecen etiquetados como “Generado por IA” cuando la sugerencia se envía sin cambios y como “Generado con ayuda de IA” cuando el equipo la edita primero. La bandeja de entrada puede filtrarse por ambas etiquetas.

La etiqueta muestra si la respuesta se envió tal como la redactó la IA o si se editó antes.

Tú decides hasta dónde puede responder por sí sola. Cada tema de una plantilla puede configurarse para que la IA responda utilizando la Base de Conocimientos y/o para que requiera la confirmación de una persona. Y puedes ajustar ese límite a medida que tu equipo gana confianza.

¿Qué puedes medir?

Un informe específico muestra qué parte del trabajo de la bandeja de entrada está gestionando Email Copilot. Puedes ver cuántas sugerencias acepta o edita tu equipo, cuánto tiempo ahorra en redacción y qué preguntas no ha podido responder tu Base de Conocimientos. Cada dato que falta y se señala a un agente queda registrado en los informes, y añadir esa información mejora la siguiente respuesta.

Qué cambia para tu equipo

• Nadie empieza desde cero. La búsqueda de información y la redacción ya están hechas antes incluso de abrir el correo.
  
  
• Los hilos largos se resumen en unas pocas líneas. Un agente puede resumir toda una conversación cuando lo necesite, justo lo que hace falta en un cambio de turno cuando alguien retoma un hilo que nunca ha leído.
  
  
• Las respuestas mantienen el mismo estilo en todos los turnos. Las plantillas recogen tus saludos, tu estructura y tus despedidas, para que una respuesta del domingo por la noche suene igual que una del martes por la mañana.
  
  
• Responde en cualquier idioma. Revisa en el tuyo. Los borradores se muestran en el idioma de trabajo del agente para que pueda revisar correctamente la respuesta antes de que se envíe. La traducción aparece junto al original, para que nunca se envíe un mensaje en un idioma que nadie del equipo haya revisado.
  
  
• Nada tiene que salir de la Consola. Los agentes dejan de copiar los correos de los huéspedes en herramientas de IA de uso general para que les ayuden a redactar, de modo que la información del huésped permanece dentro de la plataforma.

Disponibilidad

Email Copilot es un complemento del canal de email. Si ya utilizas HiJiffy, tu contacto de Customer Success puede explicarte las opciones de precio y activarlo en un solo buzón o en todos. Si todavía no utilizas HiJiffy, una demo es la forma más rápida de verlo funcionando en la bandeja de entrada de un hotel.

¿Ya utilizas HiJiffy? El Centro de Ayuda cuenta con más de 200 artículos, guías paso a paso y consejos para resolver incidencias. ¿Aún no trabajas con HiJiffy? Reserva una demo y te mostraremos cómo funciona con una bandeja de entrada como la tuya. En ambos casos, tu equipo podrá dedicar su tiempo a los huéspedes que realmente necesitan su atención, en lugar de seguir respondiendo a preguntas que ya ha contestado cientos de veces.