Email Copilot

Ihr Reservierungsteam beantwortet jede Woche dieselben Fragen: Wie sind die Öffnungszeiten des Pools? Ist ein früher Check-in möglich? Gibt es Parkplätze? Sind Hunde erlaubt?

Die meisten Hotels haben dafür längst vorgefertigte Antworten – in einem Dokument, das kaum noch jemand öffnet. Also kopieren Mitarbeitende die Gästemail lieber in ein externes KI-Tool und riskieren dabei, dass die Antwort Fehler enthält.

Der Gast wartet ohnehin auf Ihre Antwort. Doch wenn Ihr Angebot erst morgen ankommt, haben Ihre Mitbewerber möglicherweise schon mehrere Angebote innerhalb der nächsten Stunde verschickt. 

Mit dem E-Mail-Copilot erwartet Ihr Team beim Öffnen einer Gästemail bereits ein passender Antwortentwurf – erstellt auf Basis der Informationen zu Ihrer Unterkunft. Nach einer kurzen Prüfung kann die Antwort direkt abgeschickt werden.

Was ist der E-Mail Copilot?

Der E-Mail Copilot ist ein KI-Assistent, der E-Mail-Antworten für Reservierung und Rezeption entwirft – direkt im HiJiffy-Postfach, mit dem Ihr Team bereits arbeitet. Mitarbeitende prüfen den Vorschlag, passen ihn bei Bedarf an und senden ihn anschließend ab. Oder sie ignorieren ihn komplett und schreiben die Antwort selbst. Der Versand erfolgt immer manuell durch Ihr Team – nie automatisch.

Zwei Dinge bestimmen, was in den Vorschlägen steht – und beide haben Sie selbst in der Hand.

• Die Wissensdatenbank enthält alle Fakten zu Ihrer Unterkunft: Richtlinien, Ausstattung, Check-in-Details – alles, was Ihr Team sonst mühsam nachschlagen müsste.
  
  
• Die Antwortvorlagen legen fest, wie eine Antwort aufgebaut ist, welche Wortwahl zu Ihrem Hotel passt und bei welchen Themen die KI eigenständig antworten darf. Mit dem enthaltenen Basis-Set an Vorlagen können Sie direkt ab der ersten E-Mail passende Antworten erstellen – im Ton und Stil Ihrer Hotelmarke.

Wie funktioniert das?

Schritt 1: Die Antwort entsteht aus Ihren eigenen Inhalten.

Der E-Mail Copilot gleicht die Fragen des Gastes mit Ihren Antwortvorlagen ab, ruft die passenden Fakten aus der Wissensdatenbank ab und formuliert daraus eine Antwort. Fragt ein Gast in einer E-Mail nach Check-in, Parkplatz und Hunden, bekommt er eine einzige Antwort, die alle drei Punkte abdeckt.

Drei Fragen in einer Mail, eine Antwort auf alle drei.

Schritt 2: Was fehlt, wird markiert – nicht erfunden.

Fehlt eine Information in der Wissensdatenbank, oder braucht ein Thema erst eine Entscheidung Ihres Teams, markiert der E-Mail Copilot das direkt im Entwurf. Der Vorschlag zeigt genau, welche Information noch fehlt – zum Beispiel der Hinweis auf eine Gepäckaufbewahrung, die bisher nicht in Ihrer Wissensdatenbank hinterlegt ist. Der Senden-Button bleibt so lange gesperrt, bis Ihr Team die Lücke geschlossen hat.

Eine Antwort mit fehlenden Informationen lässt sich erst versenden, wenn Ihr Team diese ergänzt hat.

Schritt 3: Ihr Team prüft und sendet.

Vor dem Versand kann Ihr Team die Antwort bearbeiten, übersetzen und so anpassen, dass sie genau zur Sprache und Tonalität Ihres Hotels passt.

Warum Sie den E-Mail Copilot sicher in Ihrem Posteingang einsetzen können

Beim Einsatz von KI in der Gästekommunikation stellt sich vor allem eine Frage: Was passiert, wenn die KI die Antwort nicht kennt? Der E-Mail Copilot weist darauf hin, dass die Information fehlt und erfindet keine Antwort. Alles, was er tatsächlich schreibt, lässt sich lückenlos nachvollziehen.

Sie sehen immer, woher eine Antwort stammt. Die Insights zeigen die verwendeten Antwortvorlagen sowie die Dokumente und Webseiten, auf denen die Antwort basiert. So kann Ihr Team die Antwort vor dem Versand prüfen, und auch Führungskräfte können später nachvollziehen, worauf sie basiert. 

Jede Antwort lässt sich bis zum Ursprungsdokument zurückverfolgen.

Sie sehen auch, was von der KI stammt und was ein Mensch noch angepasst hat. Versendete E-Mails werden mit „Von KI erstellt“ markiert, wenn der Vorschlag unverändert rausgegangen ist, und mit „Mit KI-Unterstützung erstellt“, wenn ein Teammitglied den Vorschlag vor dem Versand noch bearbeitet hat. Das Postfach lässt sich nach beiden Labels filtern.

Das Label zeigt, ob eine Antwort unverändert von der KI stammt oder vorher bearbeitet wurde.

Wie viel die KI eigenständig beantwortet, entscheiden Sie. Jedes Thema in einer Vorlage ist entweder etwas, das die KI direkt aus der Wissensdatenbank beantwortet, oder etwas, das ein Mensch erst bestätigen muss. Ihr Team kann diese Einstellung jederzeit anpassen, sobald es mehr Vertrauen in die Vorschläge vom E-Mail Copilot gewonnen hat.

Was sich messen lässt

Ein eigener Report zeigt, wie der E-Mail Copilot im Postfach genutzt wird: wie viele Vorschläge Ihr Team unverändert übernimmt oder anpasst, wie viel Zeit beim Formulieren eingespart wird und bei welchen Fragen die Wissensdatenbank noch keine Antwort parat hatte. Jede Lücke, auf die E-Mail Copilot hinweist, wird im Reporting erfasst – und wenn Ihr Team sie schließt, verbessert das zugleich die nächste Antwort.

Was sich für Ihr Team ändert

• Niemand startet mehr bei null. Recherche und Formulierung sind erledigt, bevor die E-Mail überhaupt geöffnet wird.
  
  
• Lange E-Mail-Verläufe in wenigen Zeilen erfassen. Auf Knopfdruck fasst die KI den bisherigen Verlauf zusammen. So ist bei einer Übergabe sofort klar, worum es geht – ohne dass jemand die gesamte Konversation durchlesen muss.
  
  
• Antworten klingen über alle Schichten hinweg einheitlich. Die Vorlagen berücksichtigen Ihre Begrüßung, Ihren Aufbau und Ihre Signatur. So klingt eine Antwort am Sonntagabend genauso wie eine am Dienstagmorgen.
  
  
• Antworten Sie in jeder Sprache – geprüft wird in Ihrer eigenen. Entwürfe werden in der bevorzugten Sprache Ihres Teams verfasst, damit Mitarbeitende die Antwort vor dem Versand problemlos prüfen können. Die Übersetzung steht direkt neben dem Original – so kann Ihr Team jede Antwort vor dem Versand prüfen.
  
  
• Nichts muss die Konsole verlassen. Mitarbeitende müssen Gästemails nicht mehr in ein externes KI-Tool kopieren, um Formulierungshilfe zu bekommen – Gästedaten bleiben so innerhalb der Plattform.

Plan availability

Der E-Mail-Copilot ist ein Add-on zum E-Mail-Kanal. Wenn Sie HiJiffy bereits nutzen, erläutert Ihnen Ihr Customer-Success-Kontakt gerne die Preise und aktiviert den E-Mail-Copilot für ein einzelnes Postfach oder direkt für alle. Sind Sie noch kein HiJiffy-Kunde, ist eine Demo der schnellste Weg, den E-Mail Copilot direkt im Einsatz zu sehen.

Bereits HiJiffy-Kunde? Im Hilfe-Center finden Sie über 200 Artikel, Schritt-für-Schritt-Anleitungen und praktische Tipps, die Sie schnell zur passenden Lösung führen. Noch kein HiJiffy-Kunde? Buchen Sie eine Demo und erleben Sie, wie der E-Mail-Copilot Ihr Postfach entlasten kann. Ihr Team kann seine Zeit dort einsetzen, wo sie am meisten gebraucht wird: bei den Gästen und bei Anliegen, die wirklich Aufmerksamkeit erfordern – statt bei Fragen, die schon hundertmal beantwortet wurden.