mars 12, 2024

Chatbots

Votre configuration personnalisée.

Dans cette série sur les Nouveautés Produit, nous explorons de manière détaillée les différentes caractéristiques et fonctionnalités de la Console, qui est l’interface de notre Hub de Communication Client. Cette approche pratique vise à démontrer à quel point il est simple d’améliorer les échanges avec vos clients en utilisant notre intelligence artificielle conversationnelle. Dans cet article, nous nous pencherons sur le menu “chatbots”.


Qu’est-ce que le menu « Chatbots » ?

Le menu « Chatbots » est symbolisé par une icône représentant un petit robot à gauche de la Console. Il s’agit d’un des menus les plus cruciaux, car il a pour fonction principale d’instruire le chatbot sur la manière de répondre aux questions concernant votre ou vos propriétés.

En fonction de votre abonnement, il est possible d’avoir plusieurs chatbots sur votre Console HiJiffy. Dans ce cas, vous pouvez choisir le chatbot qui vous intéresse en cliquant sur la flèche située au-dessus de « Configuration », comme illustré ci-dessous :

Chatbot configuration chatbots



Une fois que vous vous êtes assuré d’avoir sélectionné le bon chatbot, vous pourrez apporter des modifications. Cela inclut la possibilité de définir la disponibilité de vos équipes pour répondre aux conversations transférées sur la Console, ainsi que de configurer différents paramètres principaux. Nous allons à présent explorer en détail chacune de ces options.

Que peut-on trouver dans le menu « Chatbots » ?

Le menu « Chatbots » se compose de quatre onglets :

  • Paramètres principaux
  • Disponibilité
  • Demandes
  • FAQ

Voyons de plus près ce que signifie chacun d’entre eux :


Paramètres principaux

Dans les paramètres principaux, vous allez pouvoir sélectionner : 

  • Le fuseau horaire du chatbot.
  • Les langues supportées par le chatbot.
  • La langue par défaut, qui correspond à la langue du chatbot si le navigateur de la personne visitant votre site n’est ni en anglais, français, portugais, ni espagnol.
  • Le message de bienvenue, qui correspond au premier message envoyé par le chatbot lorsque quelqu’un ouvre le widget.

Chatbot main settings chatbots



En remplissant correctement les paramètres principaux, vous favorisez une expérience utilisateur plus personnalisée et vous vous assurez que le chatbot communique de manière efficace avec les visiteurs de votre site.


Disponibilité

L’onglet « disponibilité » vous permet de définir vos horaires de travail, la disponibilité de vos agents, ainsi que vos horaires de fermeture. Si vous avez une seule propriété, accédez simplement à « Horaire général ». En revanche, si vous gérez plusieurs propriétés, cliquez sur « Horaires par propriété ».

  • Horaires de travail


Vous avez la possibilité de choisir les plages horaires pendant lesquelles vos agents seront disponibles, notamment lorsque le chatbot doit leur transférer une conversation. De plus, vous pouvez personnaliser le message automatique qui sera envoyé lorsque quelqu’un souhaite discuter avec l’un de vos agents.

Chatbot global hours 1 chatbots


  • Disponibilité des agents


Pour les abonnements Premium ou Entreprise, vous pouvez définir le message qui s’affichera lorsque tous les membres de votre équipe ont activé le statut « Indisponible ».

  • Horaire de Fermeture


Vous pouvez également définir le message qui s’affichera lorsque quelqu’un tente de communiquer avec vos agents en dehors des heures de travail spécifiées précédemment. Dans ce cas, le chatbot enverra ce message aux utilisateurs.


La personnalisation de ces messages a un double avantage : elle garantit une communication claire en indiquant aux utilisateurs quand ils peuvent s’attendre à une réponse tout en permettant de gérer leurs attentes, ce qui renforce la satisfaction globale et la confiance envers votre marque. Et soyez rassurés, les messages des utilisateurs ne se perdent pas, ils s’affichent systématiquement dans votre boîte de réception !


Demandes

Cet onglet vous permet d’attribuer les demandes des utilisateurs effectuées via le chatbot à des adresses électroniques spécifiques. En d’autres termes, lorsqu’une conversation est transférée vers la console suite à une demande d’un utilisateur, elle peut être automatiquement envoyée à l’adresse électronique de votre choix.

L’avantage réside dans la possibilité de demander l’envoi d’un email à une personne externe, ou à vous-même, par exemple.

Chatbot requests chatbots


FAQ

En accédant à la section FAQ, vous pouvez choisir parmi différentes thématiques telles que les « 25 questions les plus fréquentes » ou « à propos de la propriété ».

Chatbot faqs chatbots



Il vous suffit de sélectionner la propriété pour laquelle vous souhaitez établir la FAQ et d’ajouter les réponses aux questions. Nous vous recommandons de commencer par les 25 sujets les plus demandés, puis de compléter progressivement les autres. En remplissant les FAQ, vous remarquerez que certaines seront marquées en vert (ce qui signifie qu’elles sont complètes) tandis que d’autres seront en jaune pour indiquer qu’elles sont encore vides.

Enrichissez chaque sujet avec les informations pertinentes pour accroître l’automatisation de votre chatbot et alléger la charge de travail de votre équipe, qui n’aura ainsi plus à répondre à des questions simples et répétitives.


Quels sont les avantages du menu « Chatbots » pour vous et vos équipes ?

  • Communiquez de manière transparente avec vos clients potentiels. La configuration des disponibilités de vos équipes et la personnalisation des messages contribuent à une expérience utilisateur plus personnalisée et à une communication transparente.

  • Gérez les attentes de vos clients potentiels et renforcez la satisfaction envers votre marque. Informer les utilisateurs de l’indisponibilité de vos agents permet de gérer leurs attentes en leur indiquant clairement le moment où ils peuvent espérer obtenir une réponse, évitant ainsi toute frustration et renforçant la confiance envers votre marque.

  • Gérez efficacement vos différents chatbots selon vos propriétés. Vous pouvez personnaliser les réponses du chatbot pour chacune de vos propriétés.

  • Soulagez vos équipes des tâches répétitives. En indiquant au chatbot les réponses aux questions les plus posées, vous éliminez ainsi le besoin pour les utilisateurs de contacter vos agents. Cela réduit leur charge de travail et leur permet de se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée.




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