Répondez plus rapidement aux emails de vos clients, tout en gardant le contrôle
Chaque jour, votre équipe de réservation répond aux mêmes types de demandes par email. Email Copilot prépare chaque réponse à partir de votre base de connaissances et de vos modèles de réponse. Votre équipe peut ensuite la relire, la modifier si nécessaire et l’envoyer. Aucun email n’est envoyé sans validation humaine.
Email Copilot pour les hôtels
Ne partez plus jamais d'une page blanche
Dès qu’un email arrive, Email Copilot commence à rédiger votre réponse. Bien souvent, une proposition de réponse est déjà prête lorsque votre équipe ouvre le fil de discussion. Elle s’appuie sur vos modèles de réponse et votre base de connaissances. Votre équipe dispose ainsi d’une réponse prête à être vérifiée et envoyée, plutôt que d’un champ vide à remplir.
Des réponses toujours fiables, jamais inventées
Email Copilot rédige ses réponses à partir de votre base de connaissances et indique précisément les documents sur lesquels chacune d’elles s’appuie. Lorsqu’une information est introuvable, il ne l’invente pas : il signale clairement ce qui manque. Le bouton d’envoi reste alors désactivé jusqu’à ce qu’un membre de l’équipe complète la réponse. Votre équipe peut ainsi envoyer ses réponses en toute confiance, en sachant d’où provient chaque information.
Une seule réponse, même lorsque le client pose plusieurs questions
Vos clients posent rarement une seule question. Lorsqu’un email en contient plusieurs, Email Copilot les identifie une par une. Il rassemble ensuite les informations pertinentes de votre base de connaissances pour générer une réponse unique et bien structurée. Résultat : aucun oubli, et plus personne ne répond deux fois à la même demande.
Répondez dans la langue de votre client
Email Copilot rédige la réponse dans la langue de votre console, puis la traduit dans la langue supportée de votre choix. L’original et la traduction s’affichent côte à côte, afin que votre équipe puisse vérifier la formulation avant l’envoi. Elle peut ainsi répondre en toute confiance, même dans des langues qu’elle ne parle pas.
Les fonctionnalités d'Email Copilot
Réponses rédigées par l'IA
Pour chaque email client reçu, Email Copilot propose une réponse basée sur vos modèles et votre base de connaissances. Votre équipe n’a plus qu’à la vérifier, la modifier si nécessaire et l’envoyer – sans jamais partir d’une page blanche.
Plusieurs questions, une seule réponse
Lorsqu’un client pose plusieurs questions dans un même email, Email Copilot rassemble les modèles et les informations pertinents dans un seul brouillon cohérent.
Repères pour les informations manquantes
Certaines réponses nécessitent l’intervention de votre équipe ou une information qui ne figure pas dans la base de connaissances. Email Copilot ajoute alors un repère visible pour indiquer précisément ce qui doit être complété.
Envoi verrouillé tant que la réponse est incomplète
Si une réponse nécessite une validation, le bouton d’envoi reste désactivé tant que tous les champs n’ont pas été remplis. Impossible ainsi d’envoyer un email incomplet par erreur.
Sources des réponses
Visualisez les modèles, les documents de la base de connaissances et les pages web utilisés pour générer chaque proposition. Le contexte de votre établissement et de votre chatbot est également pris en compte.
Résumé des fils de discussion
Résumez en un clic les fils de discussion longs ou complexes. Votre équipe peut ainsi prendre rapidement connaissance des échanges, lors d’une passation ou au cours d’une conversation en cours.
Traduction avec relecture côte à côte
Rédigez dans la langue utilisée par votre équipe dans la Console, puis traduisez votre réponse dans toutes les langues prises en charge. Les deux versions s’affichent côte à côte afin d’être vérifiées avant l’envoi.
Ajustement du ton
Ajustez le ton d’une réponse avec les Powertools avant de l’envoyer, afin que sa formulation corresponde à votre établissement.
Personnalisation automatique
Email Copilot s’adresse au client par son nom et ajoute automatiquement la signature appropriée.
Mentions de transparence sur l'IA
Les réponses envoyées comportent une mention indiquant si la proposition a été envoyée telle quelle ou modifiée avant l’envoi. Vos responsables peuvent ainsi voir clairement comment l’IA est utilisée au quotidien.
Reporting
Un rapport dédié permet de suivre l’utilisation d’Email Copilot, la rapidité des réponses et son adoption par vos équipes. Il montre également les performances des modèles, les lacunes de la base de connaissances et le temps de rédaction économisé.
Un humain garde toujours le dernier mot
Aucun envoi automatique : votre équipe relit et valide chaque réponse avant de l’envoyer.
Email Copilot : questions fréquentes
Qu'est-ce qu'Email Copilot ?
Email Copilot est un assistant IA intégré à la Console HiJiffy. Il rédige les réponses aux emails pour vos équipes de réservation et de réception. Pour chaque email client reçu, il propose une réponse que votre équipe peut relire, modifier si nécessaire, puis envoyer.
Email Copilot envoie-t-il des emails automatiquement ?
Non. Aucun email n’est envoyé automatiquement : votre équipe relit et valide toujours la réponse finale avant de l’envoyer. Si un brouillon nécessite encore une intervention humaine, le bouton d’envoi reste désactivé jusqu’à ce que la réponse soit complète.
Sur quoi Email Copilot s'appuie-t-il pour rédiger ses réponses ?
Il s’appuie à la fois sur votre base de connaissances et sur vos modèles de réponse. La base de connaissances fournit les informations factuelles : règlement de l’établissement, équipements, modalités de check-in, etc. Les modèles de réponse définissent la manière dont ces informations sont structurées dans la réponse et indiquent également à quel moment l’intervention d’un membre de l’équipe est nécessaire.
Que se passe-t-il si l'information recherchée ne figure pas dans la base de connaissances ?
Email Copilot génère tout de même un brouillon structuré. Plutôt que d’inventer une information manquante, il insère un repère visible indiquant précisément ce que le membre de l’équipe doit ajouter.
Une seule réponse peut-elle couvrir plusieurs questions ?
Oui. Lorsqu’un email contient plusieurs demandes, Email Copilot rassemble les modèles et les informations pertinentes dans un seul brouillon cohérent.
Quelles langues Email Copilot prend-il en charge ?
Les réponses sont rédigées dans la langue utilisée par votre équipe dans la Console et peuvent être traduites dans toutes les langues prises en charge par la Console. Avant l’envoi, votre équipe peut comparer l’original et la traduction côte à côte.
Peut-on savoir si une réponse a été rédigée avec l'IA ?
Oui. Les emails envoyés comportent une mention indiquant si la proposition générée par l’IA a été envoyée telle quelle ou modifiée avant l’envoi. Si une proposition est ignorée, aucune mention n’apparaît. Un rapport dédié permet également de suivre l’adoption et les performances dans le temps.
De quoi un hôtel a-t-il besoin pour utiliser Email Copilot ?
Voici les prérequis :
- un chatbot Aplysia 3 ;
- une boîte email connectée à la Console ;
- une base de connaissances configurée ;
- au moins un modèle de réponse actif ;
- une langue de Console définie.
HiJiffy active ensuite l’option, que vous pouvez utiliser sur les canaux email de votre choix.
Email Copilot est-il inclus dans le plan ?
Email Copilot est une option payante. Elle fonctionne uniquement sur le canal email et peut être activée ou désactivée à tout moment pour chaque canal.