Schneller auf Gästemails antworten – Ihr Team behält die Kontrolle

Ihr Reservierungsteam beantwortet jeden Tag dieselben Gästemails. Der E-Mail Copilot erstellt für jede Anfrage einen Antwortentwurf – auf Basis Ihrer eigenen Wissensdatenbank und Antwortvorlagen. Ihr Team prüft, passt an und sendet. Keine E-Mail wird versendet, ohne dass ein Mensch sie geprüft hat.

E-Mail Copilot für Hotels

Keine Gästemail mehr bei null starten

Sobald eine entsprechende E-Mail eingeht, beginnt der E-Mail Copilot mit dem Erstellen eines Entwurfs. Oft ist der Antwortvorschlag schon bereit, wenn Ihr Team den Nachrichtenverlauf öffnet. Statt eines leeren Textfelds sieht Ihr Team eine fertig formulierte Antwort. Sie basiert auf Ihren Antwortvorlagen und Ihrer Wissensdatenbank und muss nur noch geprüft und gesendet werden.

Antworten aus Ihren Quellen – nicht erfunden

Der E-Mail Copilot erstellt Antworten auf Basis Ihrer Wissensdatenbank und zeigt bei jeder Antwort, auf welchen Dokumenten sie beruht. Fehlt eine Information, rät er nicht, sondern macht die Lücke im Entwurf sichtbar. Der Senden-Button bleibt inaktiv, bis ein Teammitglied die fehlende Information ergänzt hat. So sieht Ihr Team bei jeder E-Mail, woher die Inhalte stammen – und kann sich darauf verlassen.

Alle Fragen in einer Antwort

Gäste stellen selten nur eine Frage. Enthält eine E-Mail mehrere Fragen, erkennt der E-Mail Copilot jede einzelne und fasst die passenden Informationen aus Ihrer Wissensdatenbank in einer klar strukturierten Antwort zusammen. So geht nichts unter, und niemand muss dieselbe E-Mail zweimal beantworten.

In der Sprache des Gastes antworten

Der Entwurf wird in der Konsolensprache Ihres Teams erstellt und lässt sich in jede von der Konsole unterstützte Sprache übersetzen. Original und Übersetzung stehen direkt nebeneinander. So kann Ihr Team die Formulierung vor dem Versand prüfen und souverän antworten – auch in Sprachen, die es selbst nicht spricht.

Die Funktionen vom E-Mail Copilot im Überblick

KI-Antwortentwürfe

Für jede eingehende Gästemail erstellt der E-Mail Copilot einen Antwortvorschlag – auf Basis Ihrer Antwortvorlagen und Ihrer Wissensdatenbank. Ihr Team prüft, bearbeitet und sendet die E-Mail, statt bei null anzufangen.

Eine Antwort auf mehrere Fragen

Fragt ein Gast in einer E-Mail nach mehreren Dingen, führt der E-Mail Copilot die passenden Vorlagen und Informationen in einem stimmigen Entwurf zusammen.

Markierungen bei fehlenden Informationen

Braucht eine Antwort eine Entscheidung Ihres Teams oder eine Information, die nicht in der Wissensdatenbank steht? Dann markiert der E-Mail Copilot sichtbar, was noch ergänzt werden muss.

Senden ist erst dann möglich, wenn alles vollständig ist

Bei Antworten, die noch Ergänzungen benötigen, bleibt der Senden-Button inaktiv, bis alle fehlenden Informationen ergänzt wurden. So kann keine unvollständige Antwort versehentlich versendet werden.

Quellen-Insights

Sehen Sie bei jedem Vorschlag, auf welchen Vorlagen, Dokumenten aus der Wissensdatenbank und Webseiten er basiert. Zusätzlich sehen Sie den relevanten Kontext zu Ihrer Unterkunft und Ihrem Chatbot.

Zusammenfassung von E-Mail-Verläufen

Lange oder komplexe Verläufe lassen sich auf Knopfdruck zusammenfassen. So ist Ihr Team bei Schichtübergaben oder laufenden Konversationen schnell im Bilde.

Übersetzung mit direktem Vergleich

Entwürfe werden in der Konsolensprache Ihres Teams erstellt und lassen sich in jede von der Konsole unterstützte Sprache übersetzen. Beide Versionen stehen zur Prüfung vor dem Versand direkt nebeneinander.

Anpassung der Tonalität

Mit den Powertools können Sie die Tonalität einer Antwort vor dem Versand anpassen, damit die Formulierung zu Ihrer Unterkunft passt.

Automatische Personalisierung

Der E-Mail Copilot spricht den Gast mit Namen an und fügt automatisch die richtige Signatur ein.

KI-Transparenz-Labels

Versendete Antworten tragen ein Label, das zeigt, ob ein Vorschlag unverändert oder bearbeitet verschickt wurde. So sehen Führungskräfte genau, wie die KI im Alltag genutzt wird.

Reporting

Ein eigener Report zeigt Nutzung, Antwortgeschwindigkeit, Akzeptanz im Team, die Performance der Vorlagen, Lücken in der Wissensdatenbank und die durch den E-Mail Copilot eingesparte Zeit.

Der Mensch hat immer das letzte Wort

Nichts wird automatisch versendet. Ihr Team prüft und sendet jede Antwort selbst.

Häufige Fragen zum E-Mail Copilot

Was ist der E-Mail Copilot?

Der E-Mail Copilot ist ein KI-Assistent in der HiJiffy-Konsole, der E-Mail-Antworten für das Reservierungs- und Rezeptionsteam entwirft. Für jede eingehende Gästemail erstellt er einen Antwortvorschlag, den Ihr Team prüft, bearbeitet und versendet.

Versendet der E-Mail Copilot E-Mails selbständig?

Nein. Nichts wird automatisch versendet – Ihr Team prüft und sendet jede Antwort selbst. Braucht ein Entwurf noch eine Ergänzung, bleibt der Senden-Button inaktiv, bis die Antwort vollständig ist.

Worauf stützt sich der E-Mail Copilot beim Formulieren der Antwort?

Er kombiniert Ihre Wissensdatenbank mit Ihren Antwortvorlagen. Die Wissensdatenbank liefert die relevanten Fakten wie z. B. Richtlinien, Ausstattung und Check-in-Details. Die Antwortvorlagen bestimmen, wie diese Informationen in einer Antwort zusammengeführt werden und an welchen Stellen ein Teammitglied eingreifen muss.

Was passiert, wenn eine Information nicht in der Wissensdatenbank steht?

Der E-Mail Copilot erstellt trotzdem einen strukturierten Entwurf. Statt die fehlende Information zu ergänzen oder zu raten, fügt er eine sichtbare Markierung ein, die genau zeigt, was Ihr Team noch ergänzen muss.

Kann eine Antwort mehrere Gästefragen abdecken?

Ja. Enthält eine E-Mail mehrere Anliegen, führt der E-Mail Copilot die passenden Vorlagen und Informationen in einem stimmigen Entwurf zusammen.

Welche Sprachen unterstützt der E-Mail Copilot?

Antworten werden in der Konsolensprache Ihres Teams entworfen und lassen sich in jede von der Konsole unterstützte Sprache übersetzen. Vor dem Versand kann Ihr Team Original und Übersetzung direkt nebeneinander vergleichen.

Ist erkennbar, ob eine Antwort mit KI erstellt wurde?

Ja. Versendete E-Mails tragen ein Label, das zeigt, ob der KI-Vorschlag unverändert oder bearbeitet verschickt wurde. Wird ein Vorschlag ignoriert, erscheint kein Label. Ein eigener Report zeigt zudem, wie sich Nutzung und Performance über die Zeit entwickeln.

Was braucht ein Hotel, um den E-Mail Copilot zu nutzen?

Folgende Voraussetzungen müssen erfüllt sein:

ein Aplysia-3-Chatbot
ein mit der Konsole verbundenes E-Mail-Konto
eine eingerichtete Wissensdatenbank
mindestens eine aktive Antwortvorlage
eine festgelegte Konsolensprache

HiJiffy schaltet das Add-on frei. Anschließend wird es für die E-Mail-Kanäle Ihrer Wahl aktiviert.

Ist der E-Mail Copilot im Plan enthalten?

Der E-Mail Copilot ist ein kostenpflichtiges Add-on. Er funktioniert ausschließlich im E-Mail-Kanal und lässt sich jederzeit pro Kanal ein- oder ausschalten.