Aufbau des idealen Hotel-Tech-Stacks: Grundlagen, Herausforderungen und Tipps

Für Hotelmanager und Fachleute im Gastgewerbe hat sich Technologie von einem „Nice-to-have“ zu einem „Must-have“ entwickelt, um ein erfolgreiches Geschäft zu führen. Egal, ob Sie Buchungen verwalten, Abläufe optimieren oder mit Gästen in Kontakt treten – Ihr Hotel-Tech-Stack spielt eine entscheidende Rolle. Doch bei so vielen verfügbaren Tools, wie wählen Sie die richtigen aus, ohne ein verwirrendes Systemnetz zu schaffen?

Wenn Sie sich überfordert fühlen, keine Sorge. Dieser Leitfaden erklärt Ihnen alles, was Sie über den Aufbau eines effizienten und effektiven Hotel-Tech-Stacks wissen müssen. Von den Grundlagen bis hin zu typischen Fallstricken (und wie man sie vermeidet) bringen wir Klarheit in die Technologieentscheidungen Ihres Hotels.

Was ist ein Hotel-Tech-Stack?

Ein Hotel-Tech-Stack bezeichnet die Kombination aus Software und digitalen Tools, die Hotels nutzen, um den Betrieb zu verwalten, außergewöhnliche Gästeerlebnisse zu bieten und Umsätze zu steigern. Dazu gehören alles von Property-Management-Systemen (PMS) bis hin zu Gastnachrichtenplattformen.

Hotels nutzten früher nur ein paar grundlegende Systeme wie ein PMS und Point-of-Sale (POS)-Software. Doch mit steigenden Gästeerwartungen und zunehmend komplexeren Abläufen hat sich der Technologie-Stack in Hotels zu einem vielfältigen Ökosystem von Tools entwickelt, die jeden Aspekt des Hotelbetriebs abdecken.

Das Ziel des Tech-Stacks ist einfach:

• Optimieren Sie die Abläufe: Reduzieren Sie manuelle Aufgaben und verbessern Sie die Effizienz.
• Umsatz steigern: Unterstützt Sie dabei, klügere Entscheidungen zu Preisgestaltung, Vertrieb und Marketing zu treffen.
• Steigern Sie die Zufriedenheit Ihrer Gäste: Schaffen Sie ein reibungsloseres und angenehmeres Erlebnis für Ihre Gäste.
  
  

Aber die richtige Technologieauswahl zu treffen, kann schwierig sein, besonders bei so vielen Optionen auf dem Markt.

Hotel-Technologie-Stack: Was Sie wirklich brauchen

Nicht jedes glänzende neue Tool ist die Investition wert. Bevor Sie in das nächste große Ding eintauchen, lassen Sie uns auf das Wesentliche konzentrieren. Das sind die Grundlagen, die jede Hotel-Technologie wirklich benötigt:

1. Property Management System (PMS)

Das Rückgrat Ihrer täglichen Abläufe. Ein PMS verwaltet Reservierungen, Check-ins/-outs, Housekeeping und Abrechnungen. Wählen Sie ein modernes, cloudbasiertes PMS, das sich einfach in andere Systeme integrieren lässt.

2. Kanalmanager

Ihr Channel-Manager sorgt dafür, dass Zimmerbestand und Preise auf Online-Reisebüros (OTAs) wie Booking.com und Expedia synchron bleiben. Er verhindert Überbuchungen, reduziert manuelle Aktualisierungen und hilft, Preisgleichheit zu gewährleisten.

3. Booking Engine

Reduce your dependence on third-party OTAs by enabling direct bookings on your website. A good booking engine will simplify the reservation process, save you commission fees, and boost guest loyalty.

4. Revenue Management System (RMS)

Ein RMS nutzt Daten und prädiktive Analysen, um Ihre Preisstrategie zu optimieren. Es stellt sicher, dass Sie zur richtigen Zeit den richtigen Preis anbieten, um Ihren Umsatz und Ihre Auslastung zu maximieren.

5. Gäste-Messaging-Plattform

Gäste erwarten schnelle und klare Kommunikation über mehrere Kanäle – sei es eine WhatsApp-Nachricht, E-Mail oder Social Media. Plattformen wie HiJiffy zentralisieren diese Nachrichten, automatisieren die Beantwortung von FAQs, das Upselling von Angeboten und bieten rund um die Uhr Support.

6. CRM und Marketing-Automatisierung

Customer Relationship Management (CRM)-Systeme speichern Gästedaten und ermöglichen es Ihnen, Kommunikation und Marketingkampagnen zu personalisieren. Kombinieren Sie dies mit Automatisierung, um Gäste erneut anzusprechen, Upgrades zu fördern oder Erinnerungen an Aufenthalte zu senden.

Mit diesen grundlegenden Tools decken Sie das Wesentliche ab. Der Schlüssel liegt in der Investition in skalierbare und kundenorientierte Systeme, die sowohl für Mitarbeiter als auch für Gäste benutzerfreundlich sind. Einige Tools können mehr, als Sie vielleicht erwarten, daher lohnt es sich, deren gesamte Funktionalität zu erkunden. Nehmen Sie HiJiffy zum Beispiel – es ist darauf ausgelegt, Gästekommunikation zu automatisieren, kann aber auch eine effiziente Lösung für die CRM-Bedürfnisse Ihres Hotels sein.

Vermeiden Sie eine Überkomplexität Ihres Hotel-Tech-Stacks

Ein häufiger Fehler, den viele Hoteliers machen, ist der Kauf von zu vielen Systemen, die nicht gut zusammenarbeiten. Das führt zu dem, was oft als „Frankenstein-Stack“ bezeichnet wird – ein chaotisches Flickwerk aus nicht verbundenen Tools. Hier ist der Grund, warum das ein Problem ist:

• Zerklüftete Arbeitsabläufe: Mitarbeiter verschwenden wertvolle Zeit damit, zwischen Plattformen zu wechseln oder manuelle Aufgaben doppelt auszuführen.
  
  
• Isolierte Daten: Ohne Integration können Systeme keine Informationen austauschen. Dies führt zu verpassten Umsatzmöglichkeiten und fragmentierten Gästenerlebnissen.
  
  
• Technikmüdigkeit: Mitarbeitende, die bereits stark ausgelastet sind, könnten neue Technologien ablehnen, wenn diese verwirrend oder schwer zu bedienen sind.

Denken Sie daran, mehr Tools bedeuten nicht bessere Tools. Streben Sie einen schlanken, gut integrierten Stack an, der auf die spezifischen Bedürfnisse Ihres Hotels abgestimmt ist.

So bauen Sie Ihren Hotel-Technologie-Stack

Der Aufbau des idealen Hotel-Tech-Stacks erfordert einen durchdachten und praktischen Ansatz. Befolgen Sie diese Schritte:

1. Beginnen Sie mit Ihren Zielen

Identifizieren Sie, was Sie erreichen möchten. Möchten Sie Buchungen steigern? Die Betriebseffizienz verbessern? Das Gästeerlebnis verbessern? Ihre Ziele werden Ihre Technologieentscheidungen leiten.

2. Überprüfen Sie Ihre vorhandenen Tools

Überprüfen Sie die Systeme, die Sie bereits verwenden. Gibt es überschneidende Tools? Wenig genutzte Software? Lücken und Ineffizienzen zu identifizieren, ist ein guter Ausgangspunkt.

3. Integration priorisieren

Alle Tools in Ihrem Stack sollten miteinander „kommunizieren“. Dies beseitigt Datensilos und optimiert Abläufe. Suchen Sie nach Plattformen mit offenen APIs oder vorgefertigten Integrationen.

4. Wählen Sie skalierbare Lösungen

Ihr Tech-Stack sollte mit Ihrem Unternehmen wachsen. Skalierbare Systeme ermöglichen es Ihnen, zu expandieren, ohne teure Upgrades oder vollständige Überholungen vornehmen zu müssen.

5. Fokus auf das Gästeerlebnis

Wählen Sie Tools, die Ihren Gästen das Leben erleichtern. HiJiffy ermöglicht beispielsweise eine solche Kommunikation, indem es Gästen bei Buchungsänderungen, Zimmer-Upgrades oder der Beantwortung von FAQs hilft.

Mit diesem Ansatz stellen Sie sicher, dass Ihre Technologieentscheidungen sowohl jetzt als auch in Zukunft mit Ihrer Unternehmensvision übereinstimmen.

Dos und Don’ts für die Hotel-Tech-Stack

Um Ihre Technik-Kaufentscheidungen zu vereinfachen, hier einige Do’s und Don’ts:

Do:

✔ Entscheiden Sie sich für cloudbasierte, mobilfreundliche Plattformen.
✔ Priorisieren Sie Tools, die sich in Ihr PMS integrieren lassen.
✔ Stellen Sie sicher, dass die Plattformen benutzerfreundlich für Ihr Personal sind.
✔ Automatisieren Sie repetitive Aufgaben, wie das Versenden von Pre-Stay-Anweisungen oder das Überprüfen von FAQs.

Don’ts:

✘ Software ohne klaren ROI kaufen.
✘ Ignorieren Sie das Feedback Ihres Teams – sie sind diejenigen, die es täglich nutzen.
✘ Unterschätzen Sie nicht die Macht des Gästemessagings.
✘ Sich ausschließlich auf veraltete Altsysteme verlassen.

Denken Sie daran, dass Automatisierungstools wie HiJiffy enorme Zeitersparnisse bieten können, während sie das Gästeerlebnis personalisieren und bereichern.

Warum Integrationen in einem Hotel-Tech-Stack entscheidend sind

Integrationen sind der Klebstoff, der Ihren Tech-Stack zusammenhält. Ohne Integrationen riskieren Sie Datensilos, isolierte Arbeitsabläufe und inkonsistente Gästeerlebnisse.

Hier ist, warum sie wichtig sind:

• Datenabgleich: Ermöglicht Echtzeit-Updates über Systeme hinweg, um konsistente und genaue Daten sicherzustellen.
• Verbesserte Mitarbeitereffizienz: Weniger Plattformwechsel bedeutet weniger verschwendete Zeit.
• Einfache Gästereisen: Gäste bemerken die Technologie nicht, sondern erleben einen reibungslosen Ablauf von der Buchung bis zum Check-out.

Zum Beispiel integriert sich HiJiffy mit führenden PMS- und CRM-Plattformen, um eine umfassende Gästekommunikation zu ermöglichen. Von Anfragen vor der Buchung bis hin zu Nachverfolgungen nach dem Aufenthalt werden alle Interaktionen vereinheitlicht.

Smart bauen, flexibel bleiben

Ihr Hotel-Tech-Stack kann den Unterschied zwischen einem gut funktionierenden Betrieb und einem florierenden ausmachen. Durch die Investition in die richtigen Tools, den Fokus auf Integration und die Priorisierung des Gästeerlebnisses schaffen Sie ein System, das Ihr Team unterstützt und Ihre Gäste begeistert.

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