Entourage sur-le-Lac automatisiert 94 % der Gästefragen und spart 440 Stunden Arbeitszeit mit HiJiffy
Oktober 2024 – November 2025
8.8K
Konversationen
94%
Automatisierungsrate
85%
Chatbot CSAT
440
Stunden eingespart
Einleitung
Entourage sur-le-Lac suchte nach einer ganz bestimmten Lösung: Zeitersparnis für das Team, ohne den Gästeservice zu beeinträchtigen. Als vielbeschäftigtes Resort am See, nur wenige Minuten von Québec City entfernt, ist die Kommunikation mit den Gästen konstant. Mit seiner atemberaubenden Lage am See und dem Fokus auf Wohlbefinden zieht das Hotel Reisende an, die das Beste aus ihrem Aufenthalt herausholen möchten. Das bedeutet, dass das Rezeptionsteam ständig Fragen zu Frühstückszeiten, Outdoor-Aktivitäten und Buchungsabläufen beantwortet. Obwohl diese Interaktion wichtig ist, stellte die Menge an sich wiederholenden Anfragen eine erhebliche betriebliche Herausforderung dar.
Das Hotel benötigte eine Möglichkeit, schnelle und präzise Antworten zu liefern, ohne das Personal zu überlasten. Diese Fallstudie zeigt, wie Entourage sur-le-Lac 94 % der Gästekonversationen mit HiJiffy automatisierte und in nur einem Jahr über 440 Stunden Personalzeit einsparte.
Der Kunde: Entourage sur-le-Lac Resort
Entourage sur-le-Lac ist ein modernes Vier-Jahreszeiten-Resort am Ufer des Lac Beauport, nur eine kurze Autofahrt von Québec City entfernt. Das Anwesen ist bekannt für seinen modernen Stil, seine einladende Atmosphäre und seinen starken Fokus auf das Gästeerlebnis, was dazu beigetragen hat, es zu einem wichtigen Reiseziel in der Region zu machen.
Das Resort bietet 166 Zimmer und Suiten mit Seeblick, ein angesehenes Restaurant, umfangreiche Wellness- und Fitnesseinrichtungen sowie eine breite Palette an Outdoor-Aktivitäten das ganze Jahr über. Mit einer beständigen Mischung aus Familien, Paaren, Firmengruppen und Veranstaltungsgästen managt das Team einen geschäftigen und abwechslungsreichen Betrieb, bei dem klare Kommunikation und effiziente Arbeitsabläufe sowohl für das Personal als auch für die Besucher einen echten Unterschied machen.
Die Herausforderungen
Entourage sur-le-Lac identifizierte mehrere zentrale Herausforderungen, die die Suche nach einer KI-gestützten Kommunikationslösung vorantrieben.
Hohes Aufkommen an sich wiederholenden Fragen
Das Team stellte fest, dass es täglich immer wieder dieselben Anfragen beantworten musste. Die Themen waren vorhersehbar, aber zeitintensiv.
Obwohl diese Fragen für die Reisevorbereitung der Gäste wichtig sind, erschwerte die ständige Wiederholung es den Teams an der Rezeption und in der Reservierung, sich auf komplexere Anfragen zu konzentrieren oder mehr Zeit mit den Gästen vor Ort zu verbringen.
Begrenzte Zeit für Kommunikation in Stoßzeiten
Als Ganzjahres-Resort mit ständigem Betrieb begrüßt das Entourage sur-le-Lac ein breites Spektrum an Gästen: Familien, Paare, Unternehmensgruppen und Veranstaltungsteilnehmer. Der Umfang des täglichen Betriebs führte dazu, dass das Personal oft zwischen der Bearbeitung eingehender Anfragen und den Bedürfnissen der bereits im Haus befindlichen Gäste wählen musste.
Dies erzeugte Druck zu Spitzenzeiten, insbesondere während der Feiertage, Schulferien und an Wochenenden, wenn die Zahl der Anfragen deutlich anstieg.
Schwierigkeiten, die Erwartung an schnelle Antworten zu erfüllen
Reisende erwarten zunehmend schnelle und präzise Informationen. Selbst geringfügige Verzögerungen bei der Antwort konnten zu wiederholten Fragen oder weiteren Nachrichten führen. Da das Personal mehrere Aufgaben gleichzeitig bewältigen musste, wurde es immer schwieriger, schnelle Reaktionszeiten beizubehalten.
Das Team benötigte ein Werkzeug, das den Kommunikationsaufwand sofort reduziert, ohne bestehende Prozesse zu stören. Sie suchten nach einer Lösung, die einfach zu implementieren und zu aktualisieren ist und in der Lage ist, große Mengen an Routineanfragen ohne ständigen manuellen Aufwand zu bewältigen.
Diese Herausforderungen veranlassten Entourage sur-le-Lac dazu, nach einem Kommunikationssystem zu suchen, das Gästefragen automatisiert, die Antwortzeiten verbessert und wertvolle Zeit für das Personal freisetzt, um die Gäste persönlich zu unterstützen.
Implementierung & Einführung
Das Hotel beschreibt die Implementierung als unkompliziert, mit einem realistischen Arbeitsaufwand zu Beginn. Aus technischer Sicht war HiJiffy einfach zu implementieren, und der größte Zeitaufwand fiel während der Ersteinrichtung an, als das Team die Antworten konfigurierte und die erste Welle von Gästefragen überprüfte. Sobald die Kerninhalte vorhanden waren, ließen sich Anpassungen schnell verwalten, und das Team fand es einfach, Antworten zu verfeinern oder neue hinzuzufügen. Dadurch war es leicht, die KI präzise und auf dem neuesten Stand zu halten, wenn sich die Bedürfnisse der Gäste änderten.
Die Lösungen
Um diesen Herausforderungen zu begegnen, hat das Entourage sur-le-Lac den Guest Communications Hub von HiJiffy mit einem klaren Ziel eingeführt: die Zeit für wiederholte Fragen zu reduzieren und gleichzeitig die Gästekommunikation freundlich, schnell und zuverlässig zu halten.
Automatisierung von FAQs über Schlüsselkanäle hinweg
Die Konversations-KI von HiJiffy bearbeitet die Mehrheit der häufig gestellten Fragen, wie z. B. Frühstückszeiten, Parkmöglichkeiten, Aktivitäten vor Ort und Check-in-Details. Gäste erhalten sofortige Antworten zu jeder Tageszeit, auch abends und am Wochenende, ohne auf einen verfügbaren Mitarbeiter warten zu müssen.
Verbindung mit Gästen über verschiedene Kanäle
Mit HiJiffy werden alle Gästegespräche, vom Webchat über den Facebook Messenger und Instagram bis hin zu OTAs, an einem Ort verwaltet. Gäste erhalten konsistente, zuverlässige Unterstützung, egal wie sie Kontakt aufnehmen, was die Kommunikation für alle zugänglicher macht.
Unterstützung des Personals, ohne den menschlichen Kontakt zu ersetzen
Die Rolle von HiJiffy im Entourage sur-le-Lac ist klar: Es kümmert sich um Routinefragen, damit sich das Personal auf Gäste konzentrieren kann, die persönliche Hilfe benötigen. Wenn ein Gespräch menschliches Urteilsvermögen erfordert, kann das Team immer noch eingreifen und direkt antworten.
Intelligentere Benachrichtigungen für unbeantwortete Fragen
Ein wertvolles Merkmal für das Team war das Benachrichtigungssystem für Nachrichten, die die KI nicht beantworten kann. Wenn eine Gästeanfrage außerhalb des vorhandenen Inhalts liegt, wird das Team benachrichtigt und kann schnell entscheiden, wie die Antworten des Chatbots aktualisiert oder erweitert werden sollen.
Dieses Gleichgewicht sorgt für ein konsistentes Erlebnis für die Gäste und schont gleichzeitig die Zeit des Personals. Die Teams an der Rezeption und in der Reservierung können Check-ins, Sonderwünsche und Gruppen priorisieren, da sie wissen, dass die einfacheren Fragen im Hintergrund abgedeckt sind.
Die Ergebnisse
Von Oktober 2024 bis November 2025 verzeichnete Entourage sur-le-Lac dank HiJiffy deutliche operative Verbesserungen, insbesondere in Bezug auf Automatisierung und eingesparte Zeit.
94 % der Gästeanfragen automatisch bearbeitet
In 8.800 Unterhaltungen automatisierte HiJiffy erfolgreich 94 % der Interaktionen. Praktisch bedeutet das, dass fast alle Routinefragen ohne Eingreifen des Personals gelöst wurden.
Häufigste Fragen (FAQs)
- Frühstück 13 %
- Outdoor-Aktivitäten 9 %
- Check-in 9 %
- Check-out 7 %
Für ein Resort, das einen konstanten Strom an Anfragen zu Dienstleistungen, Aktivitäten und Logistik erhält, wirkt sich diese Automatisierungsrate direkt auf die tägliche Arbeitsbelastung aus. Das Personal verbringt deutlich weniger Zeit damit, dieselben Informationen zu wiederholen, und kann sich auf Situationen konzentrieren, in denen ihre Anwesenheit wirklich notwendig ist.
440 Stunden eingesparte Arbeitszeit
Durch die Reduzierung der Anfragen, die eine manuelle Antwort benötigen, spart HiJiffy dem Team mehr als 8 Arbeitsstunden pro Woche*. Über den analysierten Zeitraum summiert sich dies auf etwa 440 Stunden eingesparte Arbeitszeit.
Um das in Perspektive zu setzen: Die eingesparte Zeit entspricht:
- Rund 55 vollen Arbeitstagen
- Ungefähr zweieinhalb Monaten Arbeitszeit einer Person
- Etwa 0,2 einer Vollzeitstelle über ein Jahr hinweg
Für Entourage sur-le-Lac bedeutet das zusätzliche Kapazitäten ohne zusätzlichen Personalaufwand. Die Teams können diese Zeit für gastorientierte Aufgaben, interne Koordination oder Projekte nutzen, die an stressigen Tagen ansonsten zurückgestellt werden würden.
*Unter Berücksichtigung der durchschnittlichen Bearbeitungszeit von Gästeanfragen (3:11 Minuten)
Vereinfachte Kommunikation über alle Kanäle
Entourage sur-le-Lac vereinfachte die Gästekommunikation über wichtige Kanäle wie Webchat, Facebook Messenger und Booking.com mithilfe von HiJiffy, was die Verwaltung von Unterhaltungen erleichtert. Gäste erhielten schnelle Antworten auf ihren bevorzugten Kanälen, was ihre Erfahrung verbesserte. Gleichzeitig nutzte das Team eine einzige, organisierte Konsole, um alles zu verwalten und konsistent sowie effizient zu unterstützen.
Konstante Gästezufriedenheit durch automatisierte Antworten
Im analysierten Zeitraum erreichte der Chatbot eine CSAT-Bewertung von 85 %. Dies bestätigt, dass die Gäste nicht nur schneller Antworten erhalten, sondern auch mit der Qualität der bereitgestellten Informationen zufrieden sind.
Für das Hotel ist dies ein wichtiger Beweis. Automatisierung ging nicht auf Kosten der Gästeerfahrung. Im Gegenteil: Gäste erhalten nun schnelle, klare Antworten über alle Kanäle hinweg, während das Team durch regelmäßige Updates weiterhin Kontrolle über Ton und Inhalt behält.
Erfahrungsberichte
„Seit der Implementierung von HiJiffy sind die Auswirkungen sofort spürbar. Der KI-Assistent bearbeitet die Anfragen der Gäste nahtlos, sodass unser Team sich auf einen außergewöhnlichen Service vor Ort konzentrieren kann. Er ist schnell, zuverlässig und unsere Kunden lieben die sofortigen Antworten.“
Julien April – General Manager bei Entourage sur-le-Lac
„Die Nutzung von HiJiffy hat für unser Team alles verändert. Der KI-gestützte Assistent beantwortet Kundenanfragen automatisch, sodass wir sofortigen Support rund um die Uhr bieten können. Wir haben Zeit gespart, und unsere Kunden schätzen die schnellen und präzisen Antworten sehr. HiJiffy hat unseren Kundenservice effizienter und reaktionsschneller gemacht.“
Mia Piché – Front Office Manager bei Entourage sur-le-Lac
„Die Unterstützung von Entourage sur-le-Lac auf diesem Weg war eine bereichernde Erfahrung. Das Team hat das Potenzial der Automatisierung vom ersten Tag an erkannt und den Optimierungsprozess aktiv vorangetrieben. Dass sie eine Automatisierungsrate von 94 % erreicht und über 440 Arbeitsstunden eingespart haben, ist ein eindrucksvoller Beleg dafür, wie wirkungsvoll die richtige Balance zwischen KI und menschlichem Support sein kann. Ihre Offenheit, Zusammenarbeit und ihr Engagement für eine bessere Gästekommunikation waren entscheidend für diesen Erfolg.“
Emmanuelle – Customer Success Manager bei HiJiffy
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