5 dicas para reduzir o tempo de espera na receção do seu hotel

Como sabe, nada incomoda mais os seus clientes do que ter de esperar na receção. Seja para efetuar o check-in à chegada ou para obter informações durante a estadia, as filas de espera na receção são uma experiência desagradável que pode rapidamente prejudicar a reputação do seu estabelecimento. E ainda que a falta de pessoal na indústria hoteleira não ajude, garantimos que existem soluções!

Como acabar com as filas intermináveis na receção do seu hotel e garantir a satisfação dos seus hóspedes? É isso que vamos ver! 

1. Oferecer check-in e check-out online

De acordo com um estudo realizado pela Coach Omnium, uma empresa de consultoria especializada em marketing e investigação económica para a indústria hoteleira, 53% dos clientes de um hotel sentem-se incomodados com o tempo que perdem à chegada e/ou à saída. E, na verdade, é compreensível: depois de uma longa viagem ninguém quer levar a sua paciência ao limite fazendo a fila na receção do hotel. Quer seja para poder ir relaxar para o seu quarto ou para deixar as malas antes de explorar a cidade, o check-in deve ser tão rápido quanto simples. O mesmo acontece no final da estadia, quando os viajantes estão com pressa e muitas vezes têm o tempo contado para apanhar o voo ou o comboio de regresso. Certamente não querem perder tempo na fila da receção do hotel para fazer o check-out. 

A solução? Oferecer check-in e check-out online! Como funciona? Não podia ser mais simples: basta enviar um formulário de pré-registo online aos seus clientes onde podem introduzir todos os seus dados pessoais. Quando chegarem, não será necessário fornecer novamente os dados, o que significa que passam menos tempo na receção. O mesmo se aplica ao check-out: basta enviar um formulário de check-out online e já está. 

Mas ainda é preciso enviar estes formulários… A solução da HiJiffy pode automatizar o envio dos formulários de pré-check-in e de check-out por WhatsApp graças à sua integração com o PMS do seu hotel. Não precisa de se preocupar, a nossa solução alimentada por IA tratará de tudo por si! Com uma taxa de abertura de mais de 80% no WhatsApp, isto permite aos hotéis digitalizar aproximadamente 6 em cada 10 check-ins e, assim, reduzir consideravelmente as filas na receção quando os clientes chegam.

2. Oferecer uma chave digital

Mesmo que os seus clientes consigam fazer o registo automático através de um formulário de pré-check-in enviado antes de chegarem, terão de recolher a chave na receção. Ou não! Sim, também é possível oferecer chaves digitais para que os seus clientes não tenham de passar na receção à chegada ou à saída. 

Mas o que é uma chave digital? Tal como o nome indica, trata-se de uma chave que permite aos clientes aceder ao seu quarto sem necessidade de uma chave física. Em vez de utilizarem um cartão magnético ou qualquer outro tipo de chave, poderão abrir a porta do quarto utilizando simplesmente o seu smartphone ou uma aplicação móvel.

Com o Hub de Comunicação para Hóspedes da HiJiffy, pode enviar automaticamente o formulário de pré-registo e uma chave digital, eliminando a necessidade de se dirigir à receção do seu hotel! 

3. Oferecer quiosques de check-in automático

Outra forma de evitar filas de espera na receção, automatizando o check-in e o check-out, é oferecer quiosques de check-in automático. Ao contrário do check-in online, com esta opção os clientes farão o check-in no local, mas não precisarão da ajuda do pessoal da receção. Como? Poderão efetuar eles mesmos o check-in à chegada, introduzindo os dados pessoais diretamente no quiosque. Ser-lhes-á então atribuído um quarto e uma chave, sem terem de se deslocar à receção.

O mesmo se aplica ao check-out: basta pagar a fatura e entregar a chave no quiosque, evitando as filas na receção. 

4. Adotar um concierge virtual: 

Mas como sabe, não são só as chegadas e as saídas que motivam esperas na receção. Durante a estadia, os clientes podem ter perguntas, querer reservar outros serviços no seu hotel ou pedir recomendações locais. É nessas alturas que um concierge virtual pode ser útil! Mas do que se trata? Um concierge virtual é uma tecnologia alimentada por IA que ajuda os clientes do hotel com os seus pedidos. Por outras palavras, permite que os clientes obtenham respostas às suas perguntas de forma totalmente digital, sem terem de se deslocar à receção. 

Quer saber a que horas é servido o pequeno-almoço ou reservar uma mesa no restaurante do hotel? Seja qual for o caso, os pedidos e as questões dos clientes são tratados automaticamente, em qualquer momento. O concierge virtual da HiJiffy está disponível 24 horas por dia, 7 dias por semana, em mais de 130 idiomas. Acabaram-se as filas na receção! 

Isto aplica-se não só aos clientes que já se encontram no hotel, mas também a futuros clientes que procuram informações por telefone. O concierge virtual HiJiffy responde automaticamente a mais de 85% dos pedidos de informação, reduzindo consideravelmente o número de chamadas recebidas. Excelente exemplo disso é o Lake District Hotels (uma rede de hotéis familiares em Inglaterra), que conseguiu que as suas chamadas fossem reduzidas em 70%, aumentando ao mesmo tempo as suas reservas diretas. Ter um concierge virtual permite-lhe reduzir o tempo de espera na receção e aumentar as suas receitas simultaneamente.

5. Oferecer uma fila de espera dedicada aos membros do programa de fidelização:

Por último, outra forma de minimizar as filas de espera na receção do seu hotel é criar uma fila dedicada aos membros do programa de fidelização. Isto permite uma melhor gestão dos fluxos de clientes na receção, oferecendo ao mesmo tempo um serviço personalizado aos clientes fiéis. 

Oferecer uma fila de espera dedicada aos membros do programa de fidelização também pode ser uma vantagem competitiva, uma vez que incentiva mais clientes a dar preferência ao seu hotel e a aderirem ao seu programa de fidelização. 

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Ao implementar estes conselhos, conseguirá finalmente acabar com as filas intermináveis na receção e, acima de tudo, garantirá clientes felizes à entrada e à saída do seu hotel!