Februar 8, 2024

Posteingang

Gästekommunikation optimal verwalten.

In der Produkt-Highlight-Serie werfen wir einen genaueren Blick auf verschiedene Features und Funktionen der Konsole, der Schnittstelle unseres Gästekommunikations-Hubs. Es ist ein praktischer Einblick, der zeigt, wie einfach es ist, Ihre Gästekommunikation mit der Unterstützung unserer Konversations-KI nutzbar zu machen.

Lassen Sie uns schauen, wie der Posteingang strukturiert ist und wie sie davon profitieren können.



Was ist der Posteingang?

Der Posteingang ist das wichtigste Menü der Konsole. Sie ermöglicht es den Nutzern, alle Gespräche zu überblicken, sie zu verwalten und offene Gespräche zu schließen. Außerdem kann man im Posteingang das Profil des Nutzers und die Aktivität der ausgewählten Gespräche sehen.

Was kann man im Posteingang finden?

Der Posteingang besteht aus fünf Registerkarten, die sich oben im Menü befinden:

  • Offen
  • In der Warteschleife
  • Geschlossen
  • Spam
  • Alle



Sehen wir uns die einzelnen Bedeutungen genauer an:

Inbox general posteingang



Offen

Dies ist der wichtigste Reiter im Menü des Posteingangs für alle Agenten, d. h. die Mitglieder Ihres Teams, die die Lösung nutzen. Er enthält alle Gespräche, die ihre Aufmerksamkeit erfordern. Dort finden Sie sowohl Diskussionen, die von Nutzern begonnen wurden, die direkt mit Ihrem Team in Kontakt treten möchten, als auch solche, auf die der Chatbot nicht antworten konnte und für die ein menschlicher Agent benötigt wird.

Wenn die Konversationen auf die Registerkarte „Offen“ weitergeleitet werden, wird die Chatbot-Automatisierung deaktiviert und damit signalisiert, dass sich ein Agent um diesen Nutzer kümmert, und der Chatbot meldet sich ab.

Gespräche bleiben auf der Registerkarte „Offen“, bis Sie sie als geschlossen markieren. Sobald sie geschlossen sind, werden sie automatisch in den Reiter „Geschlossen“ verschoben und die Automatisierung mit dem Chatbot wird wieder aktiviert.



In der Warteschleife

Wenn Sie nicht sofort auf ein Gespräch antworten möchten, haben Sie die Möglichkeit, es so lange wie nötig „in der Warteschleife“ zu platzieren. Zum Beispiel, wenn Sie auf die Antwort eines Kollegen warten. Gehen Sie dabei wie folgt vor:

Inbox mark as read posteingang
Inbox conversation on bold posteingang



Sobald der von Ihnen festgelegte Zeitraum abgelaufen ist, wird das Gespräch automatisch wieder in die Registerkarte „Offen“ verschoben.

Wenn Sie bereit sind, vor Ablauf des von Ihnen festgelegten Zeitraums zu antworten, beginnen Sie Ihre Antwort auf der Registerkarte „In der Warteschleife“ und das Gespräch wird automatisch zurück in den Reiter „Offen“ verschoben.

Beachten Sie, dass die Chatbot-Automatisierung deaktiviert bleibt, wenn sich das Gespräch im Reiter „In der Warteschleife“ befinden. Wenn Sie es wieder aktivieren möchten, müssen Sie das Gespräch schließen.


Geschlossen

Im Reiter „Geschlossen“ werden alle Gespräche gesammelt, die Agenten bereits bearbeitet und als geschlossen markiert haben. So können Sie ein Gespräch schließen:

Inbox mark as closed posteingang

Sobald ein Gespräch als geschlossen markiert ist und der Nutzer erneut um Hilfe bittet, wird das Gespräch automatisch in den Reiter „Offen“ verschoben.


Spam

Der Chatbot kann automatisch erkennen, welche Gespräche als „Spam“ zu betrachten sind, und leitet sie automatisch in diesen Reiter um. Sie haben auch die Möglichkeit, ein Gespräch als Spam zu melden.

Gehen Sie dabei wie folgt vor:

Inbox mark as read 2 posteingang


Alle

Im Reiter „Alle“ werden alle Gespräche zusammengefasst, die Nutzer mit dem Chatbot geführt haben, einschließlich der Gespräche im Reiter „Offen“ und „Geschlossen“ sowie die vollautomatisierten Gespräche.

Vollautomatisierte Gespräche sind Gespräche, bei denen der Chatbot alle Fragen der Nutzer ohne menschliches Zutun beantworten konnte. Es war daher nicht notwendig, sie in den Reiter „Offen“ zu verschieben.



Welche Vorteile bietet der Posteingang für Sie und Ihre Teams?

  • Verpassen Sie nie ein Gespräch. Erkennen Sie leicht, welche Anfragen Ihre Aufmerksamkeit erfordern, indem Sie offene Gespräche in Ihrem Posteingang markieren.

  • Aktualisieren Sie die Informationen Ihrer Kunden. Jedes Mal, wenn ein Gespräch an die Konsole weitergeleitet wird, muss der Nutzer oder Kunde seine E-Mail-Adresse und seinen Vornamen angeben, die dann im Menü „Kontakte“ gespeichert werden.

  • Behalten Sie den Überblick über alle Buchungen. Behalten Sie den Überblick über alle Buchungen, indem Sie im Gespräch mit Nutzern oder Kunden jedes Mal erfassen, wenn sie Zimmer, Restaurants, Wellnessangebote oder Transfers direkt bei einem Agenten buchen möchten.

  • Nutzen Sie Ihre Daten, um effektive Marketingstrategien zu entwickeln. Passen Sie Ihre Bezeichnungen an die Profile der Nutzer oder Kunden sowie an den Inhalt der Gespräche an. Diese Bezeichnungen werden in die Kennzahlen der Berichte integriert und bieten zahlreiche Informationen für Ihre zukünftigen Marketingkampagnen.




Benötigen Sie zusätzlich Hilfe?
In unserem Hilfecenter haben Sie Zugriff auf über 200 Artikel, die sich mit praktischen Fragen zur Nutzung des Gästekommunikations-Hubs befassen. Von Onboarding-Videos über Schritt-für-Schritt-Anleitungen bis hin zu Fehlerbehebung bietet es wertvolle Informationen, die Ihnen jederzeit sofort zur Verfügung stehen. Wenn Sie weitere Unterstützung benötigen, um Ihre Lösung optimal zu nutzen, wenden Sie sich an unser engagiertes Customer Success Team.

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