¿Por qué y cómo implementar una tarifa flexible en tu hotel?

Lo sabes bien: los clientes son cada vez más exigentes y, entre sus expectativas, la flexibilidad está en lo más alto de la lista. Hoy en día, incluso se ha convertido en un criterio decisivo a la hora de elegir un hotel. Según el último informe de Adyen sobre las expectativas de los clientes en 2024, más de la mitad de los viajeros (52 %) consideran esencial poder cancelar su estancia de forma gratuita entre 24 y 48 horas antes de la llegada.

En un mercado ultracompetitivo donde las expectativas cambian constantemente, ofrecer una tarifa flexible ya no es una opción: es una estrategia clave para maximizar tus reservas directas y seguir siendo atractivo. Pero ¿cómo implementarla de manera eficaz sin exponerte a un alto número de cancelaciones de última hora?

En este artículo, te explicamos por qué las tarifas flexibles son imprescindibles, cómo aplicarlas de forma estratégica y cómo la inteligencia artificial puede ayudarte a promocionarlas de manera sencilla y efectiva.

Tarifa flexible en hoteles: ¿qué es y cuáles son sus ventajas?

¿Qué significa una tarifa flexible en un hotel?

Una tarifa flexible permite al cliente modificar o cancelar su reserva sin coste (o con una penalización reducida) hasta una determinada fecha antes de su estancia. A diferencia de las tarifas no reembolsables, que ofrecen precios más atractivos pero son rígidas, la tarifa flexible brinda mayor libertad a los viajeros.

¿Por qué es tan importante? Como hemos visto, más de la mitad de los viajeros priorizan la flexibilidad. En otras palabras, si no ofreces esta opción, corres el riesgo de perder una parte importante de tu clientela potencial.

¡Pero este no es el único beneficio! Ofrecer una tarifa flexible también puede aportarte muchas ventajas concretas.

¿Por qué ofrecer una tarifa flexible en tu hotel?

Estas son las principales ventajas de una política de tarifas flexibles:

• Aumenta tu tasa de conversión: eliminar barreras a la reserva incrementa las probabilidades de convertir visitantes en clientes.
  
  
• Impulsa tus reservas directas y reduce la dependencia de las OTAs: al destacar la tarifa flexible en tu propia web, atraes más reservas directas y dependes menos de plataformas de terceros.
  
  
• Responde a las nuevas expectativas de los viajeros: tras la pandemia, la flexibilidad se ha convertido en un requisito clave. Ofrecerla te permite adaptarte a los nuevos hábitos de consumo.
  
  
• Optimiza tu RevPAR (Revenue per Available Room): si gestionas bien tu tarifa flexible, puedes maximizar la ocupación y la rentabilidad de tus habitaciones.
  

Ahora que conoces las ventajas de ofrecer tarifas flexibles, veamos cómo implementarlas de forma óptima y estratégica.

¿Cómo aplicar una tarifa flexible en tu hotel?

No basta con simplemente ofrecer una tarifa flexible: es fundamental integrarla estratégicamente para sacarle el máximo partido.

Estrategias para optimizar tu política de tarifas flexibles

• Exclusividad en tu web: para potenciar las reservas directas y reducir la dependencia de las OTAs, es clave que la tarifa flexible solo esté disponible en tu propia plataforma. Al eliminar esta opción de los canales de terceros, incentivas a los clientes a reservar directamente contigo.
  
  
• Motor de reservas optimizado: contar con un motor de reservas bien diseñado es esencial para destacar tus tarifas flexibles. Asegúrate de que la interfaz sea clara e intuitiva y que las opciones de flexibilidad estén visibles desde el inicio del proceso de reserva, tanto en ordenador como en móvil.
  
  
• Variedad de opciones de flexibilidad: por ejemplo, puedes ofrecer una tarifa con cancelación gratuita hasta 48 horas antes de la llegada y otra hasta 3 horas antes. De este modo, te adaptas a diferentes perfiles de clientes: aquellos que buscan mayor seguridad y aquellos dispuestos a asumir más riesgo a cambio de un mejor precio. Una segmentación inteligente también te ayudará a gestionar mejor las cancelaciones y optimizar la ocupación.
  
  
• Condiciones claras y accesibles: las reglas de las tarifas flexibles deben ser comprensibles y sin ambigüedades. Asegúrate de que los clientes conozcan las condiciones, como los plazos de cancelación o posibles cargos adicionales.
  
  
• Promoción en todos los canales: no limites la promoción de las tarifas flexibles a la página de reservas. Destácalas en newsletters, redes sociales, e incluso a través de llamadas o chats online para captar la atención de los clientes potenciales.
  

¿Cómo aprovechar la IA para potenciar la promoción de tus tarifas flexibles?

La inteligencia artificial puede ayudarte a optimizar la promoción de tu tarifa flexible, automatizando su comunicación en el momento y canal adecuados. Contar con un motor de reservas optimizado es fundamental, pero también puedes captar la atención del cliente antes de que inicie el proceso de reserva. Aquí te explicamos cómo:

Campañas con widgets dinámicos en tu web

Los widgets con IA permiten mostrar ofertas personalizadas según el comportamiento de los visitantes en tu sitio web.

Ejemplo: si un usuario consulta varias páginas sin reservar, puede aparecer un mensaje emergente con el siguiente texto:

«¿Necesitas flexibilidad? Disfruta de nuestra tarifa flexible y reserva sin preocupaciones.»

Un pequeño detalle que puede marcar la diferencia. De hecho, el hotel Elysée Val d’Europe triplicó sus reservas directas gracias a ofertas estratégicamente destacadas mediante campañas de widget de HiJiffy.

Mensajes automatizados para clientes

La IA también permite enviar mensajes personalizados en distintos momentos del recorrido del cliente, recordándole las ventajas de la tarifa flexible incluso después de su estancia.

Ejemplo: tras el check-out, puedes enviar un mensaje incentivando la próxima reserva con condiciones flexibles:

«¡Gracias por hospedarte con nosotros! Esperamos que hayas disfrutado de tu estancia. Para tu próxima visita, usa el código REBOOKING10 y disfruta de nuestra tarifa flexible con cancelación gratuita hasta 24 horas antes de la llegada.»

Los desafíos y límites de la tarifa flexible en hoteles

¡Atención! Aunque tiene muchas ventajas, la tarifa flexible también conlleva ciertos riesgos:

• Cancelaciones de última hora: si no se gestiona bien, puede afectar a la ocupación.
  
• Impacto en el revenue management: es fundamental encontrar el equilibrio entre flexibilidad y rentabilidad.
  

Soluciones para minimizar estos riesgos:

• Ofrecer cambios de fecha en lugar de cancelaciones: permite a los clientes modificar su estancia sin coste en vez de cancelarla por completo, manteniendo la ocupación.
  
  
• Establecer condiciones estratégicas: una opción es fijar precios más altos para las tarifas flexibles en comparación con las no reembolsables, compensando así el riesgo de cancelaciones.
  
  
• Limitar la cancelación gratuita a una semana antes del check-in: en lugar de permitir cancelaciones hasta 24 horas antes, puedes establecer un plazo mayor para gestionar mejor la ocupación.
  
  
• Prevenir cancelaciones con una estrategia de comunicación: enviar mensajes personalizados antes de la llegada ayuda a reforzar el compromiso del cliente con su reserva, reduciendo la probabilidad de cancelación.
  
  
  

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En definitiva, la tarifa flexible se ha convertido en un elemento esencial para atraer más clientes y maximizar los ingresos de tu hotel. Al combinarla con estrategias inteligentes y herramientas basadas en IA, no solo aumentarás tus reservas directas, sino que también mejorarás la experiencia del cliente.

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