Privacy Policy

1. Introducción y roles

La presente Política de Privacidad describe cómo HIJIFFY, S.A. (« HiJiffy », « nosotros ») trata datos personales en relación con la plataforma HiJiffy Consola (la « Consola »).

Esta política se aplica al Cliente (nuestro cliente, por ejemplo, el hotel) y a sus Usuarios autorizados (agentes) que acceden a la Consola.

En virtud del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD/GDPR), nuestros roles respecto a los datos personales dentro de la Consola son claros:

• El Cliente (su empleador) es el Responsable del tratamiento (Data Controller): El Cliente determina los fines y los medios del tratamiento de los datos personales relativos a sus huéspedes (Usuarios finales) y a sus propios empleados (Usuarios).

   

• HiJiffy es el Encargado del tratamiento (Data Processor): HiJiffy trata estos datos personales únicamente por cuenta del Cliente y de acuerdo con sus instrucciones documentadas, tal y como se define en el Master Service Agreement (MSA) y en el Data Processing Agreement (DPA).

   

Esta Política de Privacidad debe leerse conjuntamente con el DPA.

2. Datos personales que tratamos como Encargado del tratamiento

Como Encargado del tratamiento, HiJiffy trata las siguientes categorías de datos personales dentro de la Consola, sobre la base de las instrucciones del Cliente:

Datos de Usuarios finales (huéspedes):

• Datos de conexión y del dispositivo: Dirección IP, sistema operativo, versión del navegador, configuración del navegador y marcas de tiempo.

   

• Datos de identificación: Nombre, apellidos, dirección de correo electrónico y número de teléfono.

   

• Datos de conversación: Todos los mensajes intercambiados entre el Usuario final y la plataforma.

   

• Datos de reserva: Fechas de entrada y salida, ID de reserva, importe de la reserva y otros datos de la misma.

   

Datos de Usuarios del Cliente (agentes):

• Datos de cuenta: Nombre y apellidos, dirección de correo electrónico, zona horaria y foto opcional.

   

• Datos de uso: Registros de uso de la Consola para analítica del sistema y cumplimiento de seguridad.

   

3. Finalidad y base jurídica del tratamiento

En calidad de Encargado del tratamiento, HiJiffy no determina la base jurídica. El Cliente (Responsable del tratamiento) es el responsable de establecer una base jurídica válida para todos los tratamientos de datos.

HiJiffy trata los datos para las siguientes finalidades, basándose en las bases jurídicas establecidas por el Cliente (normalmente necesidad contractual o interés legítimo):

• Finalidad: Transferir información de forma segura al hotel, interactuar con los clientes, ofrecer comunicaciones automatizadas y permitir que los agentes vean y respondan a las conversaciones.

   

• Finalidad: Realizar analítica del sistema y garantizar el cumplimiento de las obligaciones de seguridad.

   

4. HiJiffy como Responsable del tratamiento (ámbito limitado)

HiJiffy actúa como Responsable del tratamiento (Data Controller) únicamente respecto de los datos personales tratados para sus propios fines operativos, que son independientes del servicio de la Consola. Esto incluye:

• Gestión de cuentas de Clientes: Tratamiento de los datos de contacto del Cliente (por ejemplo, contactos administrativos o de facturación) para comunicación, gestión del servicio y facturación.

   

• Datos internos: Gestión de los registros de empleados con fines de recursos humanos y nóminas.

   

Este tratamiento de datos se rige por la Política de Privacidad general de HiJiffy.

5. Conservación y supresión de datos

HiJiffy conserva los datos personales tratados en la Consola de acuerdo con los períodos de conservación definidos en nuestra Política de Conservación de Datos y en el DPA:

• Mensajes de chat de huéspedes: 5 años.

   

• Información de reservas: 5 años.

   

• Registros de uso de la Consola: 5 años.

   

• Cuentas de Usuarios del Cliente (agentes): Duración del contrato activo + 5 años.

   

Una vez transcurrido el período de conservación o tras la finalización del contrato, HiJiffy eliminará o anonimizará de forma segura los datos personales. Este proceso incluye mecanismos automatizados de purga y la eliminación de las copias de seguridad conforme a los ciclos de conservación definidos.

6. Medidas de seguridad

HiJiffy aplica sólidas medidas técnicas y organizativas de seguridad para proteger los datos dentro de la Consola, de acuerdo con los principios de Privacidad desde el diseño y por defecto (Privacy by Design y Privacy by Default). Estas medidas incluyen:

• Controles de acceso: Restringir el acceso a los datos personales únicamente al personal autorizado.

   

• Cifrado: Proteger los datos en reposo y en tránsito mediante protocolos de cifrado de nivel industrial.

   

• Pseudonimización: Aplicar técnicas que reduzcan los riesgos para la privacidad cuando resulte apropiado.

   

• Evaluaciones periódicas: Realizar evaluaciones de seguridad periódicas y auditorías internas regulares.

   

7. Subencargados y transferencias internacionales de datos

HiJiffy recurre a subencargados del tratamiento (subprocessors) de terceros para prestar el servicio de la Consola. Todos los subencargados son evaluados en términos de cumplimiento del RGPD.

• Alojamiento en la UE: Todos los datos del Cliente se alojan en la UE (AWS Irlanda).

   

Subencargados (ejemplos):

• Amazon Web Services (AWS) EMEA SARL (Irlanda)

   

• Google Cloud EMEA Limited (Irlanda)

   

• Twilio, Inc. (EE. UU.)

   

• HubSpot (EE. UU.)

   

Transferencias internacionales: Para los subencargados ubicados fuera del EEE (por ejemplo, Twilio, HubSpot), HiJiffy garantiza que las transferencias cumplen con los requisitos del RGPD apoyándose en las Cláusulas Contractuales Tipo (Standard Contractual Clauses, SCCs).

8. Derechos de los interesados (Data Subject Rights, DSRs)

El Cliente, como Responsable del tratamiento, es el encargado de responder a todas las solicitudes de ejercicio de derechos de los interesados realizadas por los Usuarios finales (huéspedes) y por sus propios Usuarios (agentes).

La obligación de HiJiffy como Encargado del tratamiento consiste en facilitar la atención de estas solicitudes cuando así lo indique el Cliente.

• Solicitudes de Usuarios finales: Si un Usuario final se pone en contacto directamente con HiJiffy para ejercer su derecho de acceso, rectificación, supresión u otros derechos, HiJiffy no actuará directamente sobre la solicitud. En su lugar, remitirá la solicitud sin demora al Cliente.

   

• Solicitudes de Usuarios del Cliente (agentes): Los Usuarios de la Consola que deseen ejercer sus derechos de protección de datos en relación con su cuenta de agente deberán contactar con su empleador (el Cliente).

   

9. Información de contacto

Para cualquier consulta relativa a la presente Política de Privacidad o al tratamiento de datos dentro de la Consola, los Usuarios del Cliente deben dirigirse al administrador designado de su organización (el Cliente).

El Cliente puede dirigir sus consultas de protección de datos al Administrador de Protección de Datos (Data Protection Administrator, DPA) de HiJiffy, Pedro Miguel dos Santos Gonçalves, en la siguiente dirección: [email protected].

10. Cambios en la Política de Privacidad y versiones lingüísticas

HiJiffy podrá, en ocasiones, modificar y actualizar esta política de privacidad. Se le notificará cualquier cambio en esta política de privacidad mediante la publicación de una versión actualizada en el sitio web de HiJiffy. La versión en inglés de esta política de privacidad será la versión oficial en todos los aspectos y prevalecerá en caso de cualquier inconsistencia con las versiones traducidas que HiJiffy pueda proporcionar, si las hubiera.