Kostenloses Whitepaper | KI und der menschliche Faktor: Wo liegt die Balance?
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Eine vergessene Diätanforderung hier, ein fehlender Technik-Aufbau dort. Kleine Details können bei Hotelveranstaltungen schnell zu großen Problemen werden. Die Lösung? Eine strukturierte Banquet Event Order, die alle Beteiligten auf den gleichen Stand bringt.
Hotels weltweit setzen auf BEOs, um ihre Events reibungslos zu koordinieren. Diese Dokumente sorgen nicht nur für Klarheit zwischen den Abteilungen, sondern reduzieren auch kostspielige Fehler erheblich. Wenn jedes Detail von Anfang an festgehalten wird, läuft die Veranstaltung wie am Schnürchen.
In diesem Artikel erfahren Sie, was eine Banquet Event Order genau ist, welche Informationen hineingehören und wie Sie typische Fehler vermeiden. Plus: Ein kostenloses BEO Template zum sofortigen Einsatz in Ihrem Hotel.
Eine Banquet Event Order ist das zentrale Planungsdokument für Hotelveranstaltungen. Sie enthält alle wichtigen Details zu einem Event und dient als verbindliche Arbeitsgrundlage für alle beteiligten Abteilungen.
Mehrere Teams greifen täglich auf dieses Dokument zurück:
Verkaufsteam: Dokumentiert Kundenwünsche und Vertragsdetails
Food & Beverage: Plant Menüs, Getränke und Serviceabläufe
Event-Team: Koordiniert Raumaufteilung und zeitliche Abläufe
Technik: Stellt Audio-, Video- und Beleuchtungsanlagen bereit
Housekeeping: Bereitet Räume entsprechend vor
Viele Hotels verwenden verschiedene Begriffe durcheinander. Hier die Unterschiede:
Die BEO fungiert als „Single Source of Truth“. Alle Informationen sind an einem Ort gebündelt, wodurch Missverständnisse zwischen den Abteilungen praktisch ausgeschlossen werden.
Eine vollständige Banquet Event Order Template sollte folgende Bereiche abdecken:
Problem: Vage Angaben wie „ca. 50 Personen“ oder „normale Bestuhlung“
Lösung: Konkrete Zahlen und präzise Beschreibungen verwenden
Problem: Mehrere BEO-Versionen kursieren mit unterschiedlichen Details
Lösung: Zentrale Versionskontrolle und eindeutige Dateinamen einführen
Problem: Last-minute-Änderungen erreichen nicht alle Beteiligten
Lösung: Standardprozess für Änderungsmitteilungen etablieren
Problem: Im Notfall sind wichtige Kontaktpersonen nicht erreichbar
Lösung: Mehrere Kontaktwege und Backup-Ansprechpartner dokumentieren
Problem: Änderungen werden nicht zeitnah in die BEO eingearbeitet
Lösung: Wöchentliche Reviews der aktiven Event-Orders durchführen
Hier ist ein praxiserprobtes BEO Template, das Sie direkt in Ihrem Hotel verwenden können:
BANQUET EVENT ORDER
Event-Details
Kunde & Kontakt
Zeitplan
Raumsetup
Technik & AV
Catering
Besondere Anforderungen
Abrechnung
Verantwortliche Personen
Genehmigungen & Unterschriften
Moderne Hotels setzen zunehmend auf digitale Lösungen, um ihre Event-Koordination zu optimieren. Besonders bei der ersten Kontaktaufnahme mit Event-Interessenten zeigt sich der Wert automatisierter Systeme.
Event-Anfragen gehen heute über verschiedene Kanäle ein. Ein intelligenter Chatbot kann bereits bei der ersten Anfrage alle relevanten Informationen sammeln:
Die gesammelten Daten fließen direkt in das BEO Template. Das Verkaufsteam erhält vorausgefüllte Dokumente und kann sofort mit der detaillierten Planung beginnen.
Hotels wie die GHT-Gruppe automatisieren bereits 89% ihrer Anfragen durch KI-gestützte Systeme. Event-Anfragen werden rund um die Uhr erfasst und an die zuständigen Abteilungen weitergeleitet, ohne dass manuelle Eingriffe nötig sind.
Vorteile für Ihr Hotel:
Eine gut strukturierte Banquet Event Order ist das Fundament für erfolgreiche Hotelveranstaltungen. Sie schafft Transparenz, reduziert Fehlerquellen und sorgt dafür, dass alle Beteiligten am gleichen Strang ziehen.
Die Investition in ein standardisiertes BEO-System zahlt sich schnell aus. Weniger Missverständnisse bedeuten weniger Stornierungen, zufriedenere Gäste und letztendlich mehr Weiterempfehlungen.
Moderne Lösungen wie automatisierte Chatbots können bereits bei der Anfrage-Erfassung wertvolle Zeit sparen und die Grundlage für präzise BEOs schaffen. So verwandeln Sie Ihre Event-Anfragen von zeitraubenden E-Mail-Ketten in strukturierte, effiziente Prozesse.
Das Ergebnis: Reibungslose Events, die Ihre Gäste begeistern und Ihr Team entlasten.
Grundsätzlich bei jeder Änderung der Veranstaltungsdetails. In der Praxis empfiehlt sich eine wöchentliche Überprüfung aller aktiven Event-Orders, um sicherzustellen, dass alle Informationen aktuell sind.
Meist übernimmt das Verkaufsteam die initiale Erstellung. Die Pflege erfolgt durch den zuständigen Event-Manager in Abstimmung mit allen beteiligten Abteilungen.
Die BEO selbst ist normalerweise ein operatives Dokument. Rechtlich bindend ist der separate Veranstaltungsvertrag. Die BEO konkretisiert die Vertragsvereinbarungen für die praktische Umsetzung.
Aus buchhalterischen Gründen mindestens 10 Jahre. Viele Hotels bewahren sie dauerhaft auf, da sie wertvolle Referenzen für ähnliche Events darstellen.
Sofortige Benachrichtigung aller beteiligten Abteilungen per E-Mail oder internes Kommunikationstool. Die BEO wird umgehend aktualisiert und mit dem Vermerk „LETZTE ÄNDERUNG“ versehen.
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Finanzierung:
Dieses Projekt wurde durch das Forschungs- und Innovationsprogramm Horizon 2020 der Europäischen Union unter der Vertragsnummer 782509 finanziert.
